L’espace de travail agile, un nouveau modèle à atteindre
A l'heure du coworking, du télétravail et autres nouveaux modes de travail, les espaces de travail traditionnels sont en pleine transition vers des environnements connectés. Toutefois, il existe un critère à intégrer dans la stratégie des entreprises : l'agilité.
Pour accompagner les collaborateurs et les nouveaux modes de travail choisis par ces derniers, les entreprises ont un nouveau paramètre à prendre en compte : l’agilité. L’espace de travail étant un élément incontournable de ces nouveaux modes de travail, la stratégie des entreprises doit être refondée, en intégrant si possible plus d’agilité dans la gestion des projets.
Voici quatre conseils pour optimiser sa transition vers un espace de travail agile, et engager ses collaborateurs dans des processus commerciaux plus productifs :
Repenser sa culture d’entreprise
Pour être vraiment agile, l’entreprise doit initier la transition dans sa culture et son état d’esprit. Face à la diversification de la main d’œuvre et aux modes de travail de plus en plus flexibles, les employeurs doivent investir dans des technologies qui facilitent ce changement. L’agilité d’une entreprise, vecteur de productivité, se mesure notamment par sa capacité à s’adapter aux nouveaux modes de travail, à ouvrir sa culture d’entreprise, et à activer sa transformation digitale par l’introduction de nouveaux moyens de communication. Une technologie adaptée contribuera à améliorer les communications à distance, le télétravail ou encore les échanges lors de voyages d’affaires et redonnera de l’autonomie aux employés tout en améliorant la confiance entre l’employé et son employeur.
Revoir l’utilisation de la messagerie instantanée
La messagerie instantanée, qui permet aux équipes de gagner du temps et de rester actif sur les projets en cours, devrait être plus souvent prise en compte comme un outil incontournable de l’espace de travail. Dans le cadre d’un travail d’équipe, elle est particulièrement utile pour partager les informations et les questions, en évitant les emails non lus ou les appels manqués. La messagerie instantanée est l’outil de communications unifiées le plus demandé : facile d’utilisation, elle permet aux employés d’être multitâches et efficaces. De façon générale, les solutions de communications unifiées contribuent à renforcer la confiance entre les collaborateurs et à éviter les inquiétudes concernant la productivité.
S’adapter aux préférences technologiques de ses collaborateurs
L’autonomisation des employés commence par une communication efficace, qui suppose de mettre à leur disposition les meilleurs outils et moyens de communication pour échanger avec leurs collègues. Si les appareils personnels connectés (smartphone, tablette ou ordinateur portable) ont souvent un accès limité aux ressources de l’entreprise, il est possible d’utiliser les communications Cloud pour permettre aux équipes de se parler en tout temps, depuis n’importe quel endroit, et d’accéder aux documents de travail pour les modifier et les échanger. Ainsi, chaque employé est libre d’utiliser son outil de travail favori, et peut y retrouver les mêmes services qu’un collègue qui préférera travailler sur un ordinateur fixe dans un bureau traditionnel. En s’adaptant aux nouveaux modes de travail, plébiscités par les nouvelles générations de travailleurs, les entreprises favorisent la flexibilité et donc l’agilité dans les espaces de travail.
Mettre en place des projets collaboratifs
Par définition, un projet qualifié d’"agile" intègre la prise en compte de plusieurs points de vue et encourage les échanges d’idées et d’expériences au sein des équipes. Que les équipes d’un même projet soient réparties sur plusieurs étages ou sur plusieurs pays, il est essentiel qu’elles puissent collaborer pour avancer ensemble. Utiliser les derniers outils de collaboration, tels que la vidéo-conférence, la vidéo peer-to-peer et la web-conférence, est une véritable façon d’exploiter la technologie pour une approche plus agile. Ces nouvelles technologies permettent également d’éviter aux membres de l’équipe les déplacements physiques, rendant les échanges plus fluides mais aussi plus fréquents.
Les nouvelles technologies comme les solutions de communications unifiées participent à créer un environnement de travail propice à la collaboration entre les équipes, au partage de nouvelles idées, mais aussi à la gestion des imprévus comme une difficulté dans la gestion du projet ou encore une réunion de travail organisée dans l’urgence.