Les leçons de trois entreprises pour passer au flex office
Qu'est-ce que le flex office ? Pour faire simple, un espace de travail sans bureaux attitrés. Comment le mettre en place ? C'est plus compliqué, racontent les DRH d'Axa France, BMW Group France et Platform.sh, start-up française du cloud, trois entreprises qui ont sauté le pas.
Pas de passage au flex sans travail préparatoire
Qui dit flex office dit d'abord télétravail et digitalisation des outils. Chez Axa France, le télétravail étant plébiscité lors des baromètres sociaux, les équipes passent au full digital et au flex office en 2017 après une phase de test au secrétariat général. "Tous nos dossiers papier ont disparu et les collaborateurs ont tous été équipés de PC portables et de softphonie", se souvient Anne Rebuffel, responsable des ressources humaines chez Axa France. Aujourd'hui, 70% de l'entreprise est actuellement en flex office et l'objectif est de passer à 100% sur toute la France.
7 postes de travail pour 9 collaborateurs chez BMW et 7 postes pour 10 collaborateurs chez Axa
Du côté de BMW Group France, la mise en place du flex office, également travaillée en amont, est plus récente. Elle s'est traduite par l'emménagement dans de nouveaux locaux en janvier 2020, précédé d'ateliers au cours desquels 200 collaborateurs volontaires font part de leurs attentes. De quoi dissiper les appréhensions des salariés, qui avaient peur de ne pas retrouver leurs collègues ou de ne plus disposer d'espaces personnels "avec des photos de famille".
Moins de bureaux, mais plus d'espaces
Le nouveau "campus BMW", comme sont baptisés les locaux, compte 700 postes de travail pour accueillir jusqu'à 900 collaborateurs, en comptant les commerciaux et itinérants, et regroupe 3 entités : BMW France, BMW Finance et Alphabet, la filiale du groupe qui propose de la location longue durée de véhicules. Difficile, donc, d'établir une comparaison avec la capacité d'accueil des anciens locaux, explique d'Emilie Aubert, directrice des ressources humaines de BMW Group France. Elle assure cependant que le manque de place n'est pas un enjeu, et qu'il n'y a jamais eu de pic de fréquentation, même avant le début de la crise du Covid.
Bulles de silence et petites salles de réunion sont entrées dans la vie de bureau d'Axa
Chez Axa, où les locaux ont été réaménagés pour traduire le passage au flex office, les salles de réunion sont réservables via Outlook et des boîtiers présents devant chaque salle indiquent si l'espace est disponible à l'aide d'une signalétique rouge/verte, explique Anne Rebuffel. De nouveaux espaces ont également été créés : des bulles de silence ou encore des petites salles de réunion pour se retrouver à deux sont entrés dans la vie de bureau des 6 000 salariés au siège social d'Axa à Nanterre. Post-Covid, les salariés devront poser le mardi ou le jeudi en télétravail pour réguler la fréquentation des bureaux qui offrent 7 postes de travail pour 10 salariés.
Pour Platform.sh, qui prévoit d'augmenter ses effectifs de 240 à 300 salariés d'ici à la fin de l'année, la tendance est à l'agrandissement des locaux. "On envisage d'agrandir le bureau pour avoir un peu plus de 50 places assises", contre 20 à 30 actuellement, déclare Céline Méchain, directrice des ressources humaines de Platform.sh.
Des repères dans les locaux
De la flexibilité, oui, mais il est important, pour le bien-être des salariés, de conserver quelques repères. Pour s'y retrouver sur le campus BMW, un système de zoning affecte en principe chaque équipe à un espace. "Néanmoins, si un contrôleur de gestion veut travailler avec l'équipe marketing, rien ne l'empêche un jour de se positionner avec l'équipe marketing", précise Emilie Aubert. Les open spaces logent des "bureaux réglables en hauteur auxquels les collaborateurs viennent se logger". Les salariés profitent aussi d'un espace "lab, pour brainstormer", d'un espace gym et d'un centre de relaxation.
Chez Axa, la règle est de vider son bureau si l'on part pour plus de trois ou quatre heures
L'exigence de repères s'est également faite sentir au sein de la compagnie d'assurances : "Nous avions fait l'erreur de demander à chaque collaborateur de toujours enlever ses affaires du bureau à l'heure du déjeuner, reconnaît Anne Rebuffel. Cela faisait faire beaucoup de manipulations. La règle est désormais de vider son bureau si l'on part pour plus de "trois ou quatre heures".
Une communication verticale et horizontale plus… flexible
Tous nos interlocuteurs s'accordent sur ce point : le passage au flex office impose de faire évoluer le management et la culture d'entreprise. Pour Axa, "ne pas être à son bureau ne veut pas dire ne pas travailler, mais travailler différemment", résume Anne Rebuffel. Chez BMW, le changement de culture managériale "a vraiment renforcé les relations des équipes, estime Emilie Aubert. Les managers sont formés à faire confiance. Nous portons davantage des valeurs de confiance et de responsabilité des équipes".
Chez Platform.sh, "les réunions sont peu nombreuses et le manager est un facilitateur"
Chez Platform.sh, "les réunions sont peu nombreuses et le manager est un facilitateur", détaille Céline Méchain. Les sept ans en flex office de la start-up lui permettent d'en tirer les bonnes pratiques. L'écrit y est le premier mode de communication. De façon naturelle, les équipes "se sont approprié les outils de la société pour échanger des blagues, des recettes", se réjouit la DRH, pour qui les collaborateurs ont besoin de "remplacer l'espace machine à café". Concernant les informations importantes, "elles doivent être annoncées de façon formelle", estime la directrice des ressources humaines. Une newsletter hebdomadaire le permet.
Se lancer ou pas ?
Le flex office, atout séduction pour le recrutement des jeunes talents ? En soi, peut-être pas, mais le télétravail, sous-jacent au flex office, lui, l'est. "Les collaborateurs qui nous rejoignent sont très attirés par le télétravail, qui correspond bien aux ingénieurs informatiques", confirme Céline Méchain. La start-up voit son bureau, un appartement parisien, comme un point d'ancrage pour ses 30 salariés français qui peuvent s'y rendre quand ils ont besoin d'échanger. "Ce n'est pas parce que vous êtes basés en région parisienne que vous devez vous rendre au bureau, précise Céline Méchain. Vous avez le choix tous les matins en fonction de ce que vous avez à faire dans la journée."