La révolution collaborative de la téléprésence "Le déploiement de la téléprésence a été entièrement financé par la réduction de notre budget voyage"
Gilles Méténier est responsable infrastructure informatique de Fortis Investments.
Depuis combien de temps utilisez-vous la téléprésence ?
Nous utilisons la téléprésence depuis juin 2008. Actuellement, sur les 2 300 collaborateurs que compte notre entreprise, près de 1 500 y ont accès dans plusieurs pays et dans des villes comme Londres, Bruxelles, Tokyo, Hong Kong ou New York. Le caractère global de notre organisation, composée d'équipes réparties aux quatre coins du monde, se prête plus que jamais à l'utilisation de la téléprésence.
Parmi les principaux utilisateurs, on trouve les commerciaux et nos gestionnaires de fonds qui peuvent mettre entre relation nos clients et prospects avec nos analystes financiers basés dans d'autres pays. Pour le moment la fréquence d'utilisation de la téléprésence est d'environ 180 heures par mois, répartie sur 3 salles. Mais en ajoutant des nouveaux sites, nous nous attendons à en accélérer l'usage.
Quels gains financiers et qualitatifs avez-vous réalisés ?
Pour le moment, et même si nous n'avons pas encore chiffré le retour sur investissement global, nous économisons 5 000 euros par semaine en frais d'avion et d'hôtel, et aussi de nombreux trajets en voiture entre Bruxelles et Amsterdam et ce, rien que sur pour notre équipe infrastructure IT de 8 personnes. Le point principal étant que le déploiement de nos salles de téléprésence a été entièrement financé par la réduction de notre budget voyage.
"Nous économisons près de 5 000 euros par semaine en frais d'avion, d'hôtel, et de trajets en voiture"
La téléprésence permet de répondre à une problématique de réduction des déplacements, mais également d'améliorer la productivité des collaborateurs. Notre choix a aussi été motivé afin d'accélérer les prises de décision et de tirer partie des experts de l'entreprise en faisant abstraction des localisations géographiques.
Enfin, l'argument écologique et environnemental a constitué un critère de choix clé pour permettre une diminution de notre empreinte carbone tout en veillant à améliorer la qualité de vie des collaborateurs.
Comment s'est déroulée la mise en place de la solution ?
La seule contrainte que nous ayons rencontré a été liée à la sélection de l'emplacement pour les salles, et à leur préparation assez contraignante, due aux exigences d'isolation sonore et de climatisation.
Sinon, notre choix s'est porté sur la solution de téléprésence Halo d'HP, une solution clé en main entièrement gérée par HP appréciée pour sa facilité d'utilisation et son interface utilisateur. La solution, encore en déploiement, est indépendante de notre infrastructure réseau WAN de façon à ce qu'elle n'ait aucun impact sur les performances de nos applications métiers.
Parallèlement, un service de conciergerie 24h/24 et 7j/7 est fourni. Cela couvre principalement le support utilisateur : pour établir une session avec une autre salle quand cela ne fonctionne pas, ou que la personne ne sait pas utiliser l'installation, pour se connecter avec une salle Halo d'une autre organisation.
Ou encore pour régler un problème "d' eyes contacts", l'une des fonctionnalités majeures de la solution Halo pour donner l'impression de présence physique. Quant à la réservation de salles, elle est gérée dans notre système Exchange/Outlook, et prise en charge en interne par les équipes de Fortis Investments dans chaque pays.