Base e-mail client : quelle forme ?

Quelle forme doit prendre une base d'emails pour une commercialisation efficace ? Tutoriel à destination des directions fonctionnelles et de pilotages sur la forme idéale d'une base de stockage d'emails.

Préalablement à toute collecte d'email, une déclaration auprès de la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés est nécessaire. Suffisamment d'article traite de ce sujet, nous nous contenterons donc juste de la mentionner. Elle reste obligatoire.

 

Tutoriel à destination des directions fonctionnelles et de pilotages sur la forme idéale d'une base de stockage d'e-mails.

 

Champ 1 : Référence cliente

Information nominative simple ou multiple, elle doit permettre au choix : soit de lier la base email à d'autres bases, soit d'affiner les emailing par des critères (âges, sexe, ville...)

 

Champ 2 : E-mail

Véritable clef primaire au sens technique et origine de cette note. Il est possible de faire coexister plusieurs e-mails pour un même client. Dans le cadre de la commercialisation d'une base, il est souvent intéressant de dynamiser plusieurs adresses (jusqu'à trois). Trois e-mails représentent trois ODV (occasions de voir). Cette information est à préciser aux acheteurs (sans complexité, le taux de recoupement peut être calculé grâce au champ 1 : la référence client).

Tous les champs suivants concernent chaque email pris individuellement.

 

Champ 3 : Canal de collecte

Online / offline - web/courrier/call center/hotline ...

La mention du canal est le premier critère de traçabilité, il donne une appréciation de la qualité. Pour exemple, on privilégiera une double saisie en ligne à une saisie suite à un appel en offshore.

 

Champ 4 : Opération de collecte

Cette information est le second critère de traçabilité, il permet également de donner une qualité par rapport à la globalité de l'opération. Attention, si l'opération est externe, il est important de disposer et de conserver de l'engagement du prestataire/partenaire quant à la qualité des opt-in. Profitez en pour imposer/proposer votre format.

 

Champ 5 : Date et heure de collecte

Ces deux informations doivent utiliser un référentiel classique. Elles servent uniquement en cas de contestation cliente. C'est un troisième critère de traçabilité.

 

Champ 6 : Opt-in

Sésame, c'est tout simplement l'autorisation donné par un client de recevoir les informations de la société (et de ses partenaires).

 

Champ 7 : Re-Opt-in

Non obligatoire, ce champ est présent pour prévoir une éventuelle modification des lois. C'est un critère de qualité, l'opt-in n'est pas fait sous l'impulsion, il est bien désiré. Cette information non obligatoire reste très pratique en cas de contestation. Elle est qualitative pour votre base.

 

Champ 8 : Hardbounce

Selon la fréquence d'envoi / de dynamisation de votre base cliente, il est intéressant de suivre les hardbounces. La bonne pratique veut que suite à trois hardbounces successifs, une mise à jour voire une destruction de l'email intervienne. Dans la pratique, la conservation se fait sur une période d'environ un an. On peut gérer les hardbounces soient par date, soit par battonnage.

Le cas des sofbounces est ignoré. En effet, tout email sera relu ou deviendra hardbounce un jour. Attention à bien communiquer ce taux prévisible lors de vos opérations de vente.

 

Dans le cadre d'une création d'une base d'e-mail dédiée, les opt-out et hardbounces vérifiés n'ont aucune raison d'être conservé.

 

Enfin, n'oubliez jamais lors de vos collectes, toutes les mentions et informations obligatoires...

Autour du même sujet