Installer un distributeur automatique dans son entreprise

Simple snack ou sandwich frais ? Café soluble ou dosette ? Et pour quels coûts ? Voici quelques conseils pour choisir la formule qui vous convient.

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Café, confiseries, boissons fraiches, sandwichs et même plats cuisinés... La distribution automatique répond à un besoin croissant dans l'entreprise. Mais l'offre de services est multiple, à l'image du nombre de prestataires opérant sur le secteur (1.200 en France selon le syndicat professionnel de la distribution automatique). Dépôt gratuit, gestion totale, vente, location : voici quelques conseils pour vous aider à opter pour la formule qui vous convient.

La gestion totale, une solution peu exigente pour l'entreprise
La formule la plus répandue est celle de la gestion complète car elle repose sur un minimum d'engagement de la part de l'entreprise. Le distributeur automatique est la propriété du prestataire qui le place en dépôt gratuit dans les locaux d'une entreprise. Il l'entretient, l'approvisionne de manière régulière, généralement une fois par semaine, et se rémunère sur le prix des consommations. L'entreprise n'intervient que pour négocier avec le prestataire le nombre de distributeurs nécessaires et le prix unitaire de la consommation en fonction du nombre de salariés.

La gestion totale convient à des entreprises de plus de 40 salariés."

Philippe Didier

Le dirigeant peut néanmoins faire le choix d'apporter une participation financière en payant par exemple la moitié du prix du gobelet. Ce choix conduit souvent à une hausse des volumes consommés et la facture adressée par le prestataire à l'entreprise tient alors compte d'une remise. "La gestion totale convient à des entreprises de plus de quarante salariés, estime Philippe Didier, responsable commercial des Etablissements Patouillet, membres du groupement national Prodiaplus. Elle présente l'avantage de ne rien coûter à l'entreprise si elle choisit de ne pas apporter de participation financière."

Les petites entreprises (moins de quarante salariés) opteront plutôt pour un service de caféterie de bureau, plus souple. Une machine à café prédosée, de taille plus réduite qu'un distributeur automatique, est mise en dépôt gratuit par le prestataire. L'approvisionnement est directement géré par l'entreprise qui effectue, quand elle le souhaite, des commandes de café et de gobelets.

La location : un atout pour les comités d'entreprise
Un dérivé de cette formule est également proposé par certains prestataires : la location. Le distributeur automatique n'est plus la propriété du prestataire mais celle d'un organisme de financement spécialisé dans le leasing. L'entreprise, ou le cas échéant, le comité d'entreprise (CE), paie un loyer à cet organisme, confie la gestion au prestataire puis récupère le prix des consommations. "Cette formule est prisée par les comités d'entreprise car elle leur permet de payer les loyers sur leur budget de fonctionnement, généralement excédentaires, et de comptabiliser les recettes sur leur budget dédié aux activités sociales et culturelles, souvent déficitaires", explique Philippe Didier.

Une alternative contraignante : l'achat

NAVSA

La Chambre syndicale nationale de vente et services automatiques, NAVSA, représente tous les acteurs de la distribution automatique, des fabricants aux gestionnaires.
Une liste des 286 prestataires adhérents, classés par département, ainsi que leurs coordonnées, sont disponibles sur le site.

La formule la plus contraignante reste l'achat du matériel car elle nécessite un engagement de l'entreprise ou du CE pour assurer le suivi de l'approvisionnement et l'entretien de la machine. Un distributeur de petite taille (170 gobelets) coûte entre 1.800 et 2.000 euros mais ce prix peut monter à 5.000 euros pour du matériel plus sophistiqué (1.000 gobelets et possibilité de sélections multiples). Si ce choix présente l'avantage de la souplesse quant aux approvisionnements, il reste surtout adapté à la distribution de boissons chaudes, non concernées par les questions de péremption ou de respect de la chaîne du froid.

Le choix de l'assortiment
Si le choix des produits qui peuvent être proposés dans un distributeur automatique s'est théoriquement beaucoup étendu, il n'est pas toujours facile pour une entreprise de les obtenir tous. Ainsi, les prestataires n'acceptent pas toujours d'équiper des locaux avec des distributeurs de sandwiches et de plats cuisinés. Le matériel coûte cher, l'approvisionnement doit être quasi quotidien et les locaux du prestataire doivent être équipés d'une chambre froide.

Le prestataire n'accepte la distribution de sandwich qu'en complément d'un contrat sur les machines à café."

Philippe Didier, Prodiaplus

"Ce type de service n'est pas rentable pour le prestataire et il ne l'accepte qu'à certaines conditions, en complément d'un contrat sur les machines à café en particulier", commente Philippe Didier. "En moyenne, chaque jour, seul un salarié sur dix consomme un sandwich et notre seuil de rentabilité se situe autour de 15 unités consommées", complète-t-il. Les petites PME ont donc rarement accès à ce service et se cantonnent aux produits dont la gestion est plus aisée (barres chocolatées, sodas, etc.).

Monnayeur ou clef prépayée
La plupart des prestataires proposent différentes solutions de monétique à leurs clients. Opter pour des cartes ou des clefs de paiement permet en particulier de résoudre les problèmes de monnaie que rencontrent les salariés de manière récurrente. Elles sont souvent délivrées gratuitement par le prestataire, moyennant une caution. Elles peuvent également être facturée une dizaine d'euros qui les crédite en échange du même montant et récupère la marge sur les consommations. Enfin, la solution de la carte ou de la clef permet à la direction de gérer ses distributeurs à sa guise. "Avec ce type de système, le chef d'entreprise peut rendre gratuits les cafés pris à certaines heures de la journée, explique Philippe Didier. Il peut également fournir une clef à crédit illimité au service commercial tout en restant informé de son utilisation grâce à un fichier de suivi des consommations."

Les pièges à éviter
Avant de faire votre choix, il est conseillé de demander des devis à plusieurs prestataires opérant sur votre zone géographique. Le montant de la prestation ne doit pas être le seul critère : quelques pièges sont en effet à éviter. L'emplacement d'un distributeur automatique doit ainsi être étudié à l'avance car son fonctionnement nécessite un branchement d'eau. S'il n'existe pas, seul un plombier peut l'installer. Certains prestataires de distribution automatique vous proposeront néanmoins ce service mais sans toujours garantir le respect des normes de sécurité. Un choix à éviter, donc, si vous souhaitez être couverts en cas d'accident.

Les montants des devis peuvent également beaucoup varier en fonction de certains critères. La présence éventuelle d'une clause de consommation minimum peut par exemple amener le prestataire à effectuer des remises. Mais si le volume de consommation conseillé par le prestataire est trop élevé par rapport aux besoins de vos salariés, vous pouvez être amené à payer la différence. Enfin, si vous optez pour un approvisionnement en produits de qualité, n'hésitez pas à le faire apparaître noir sur blanc sur le contrat, au risque sinon de boire du café d'entrée de gamme pendant longtemps pour le prix d'une grande marque.

Quelques acteurs de référence du marché de la distribution automatique (source : Le Journal du Management)
Entreprise	Effectif	Produits	Prestations
Autobar France	500	DA, fontaines, caféterie	Gestion complète, location, vente
D8	n.c.	DA, caféterie	Gestion complète, location, vente
Dalliance	n.c.	DA, caféterie	Gestion complète
Lyovel	380	DA, fontaines, caféterie	Gestion complète
Prodiaplus	683	DA, fontaines, caféterie	Gestion complète, vente, aménagement d'espace
Selecta	1.900	DA, fontaines, caféterie	Gestion complète, location, aménagement d'espace
Solemco	200	DA, fontaines, caféterie	Gestion complète, location, vente