26/04/2006
Cinq conseils pour une prise de notes efficace
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Problèmes de rapidité, trous de mémoire, idées désordonnées
La prise de notes peut vite s'avérer périlleuse lorsqu'elle n'est pas optimisée. Les conseils d'une spécialiste pour aborder cet exercice avec sérénité. |
En de maintes circonstances - conférences, réunions ou entretiens
- arriver à noter tout ce qui se dit d'important s'avère
souvent une tâche ardue. Si la pratique de la Sténo
et de l'écriture automatique se fait rare dans les entreprises,
il est toutefois possible de progresser dans cet exercice.
Patricia Richard-Postal, responsable de formation chez Tech-Action
et auteur d'un manuel de "techniques pour prendre des notes
vite et bien" (éditions d'organisation, octobre 2005)
fait le point sur la méthodologie à adopter.
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Premier conseil, bien connaître le sujet des débats.
Comprendre rapidement les propos de son interlocuteur
permettra de les retranscrire de façon fluide. Au contraire,
rappelle Patricia Richard-Postal, si la prise de notes
se fait sans comprendre, la relecture pourra être
très laborieuse. Consulter l'ordre du jour avant une réunion
et se procurer au préalable les documents et annexes
est indispensable.
Déterminer préalablement l'objectif de la prise de notes
- par exemple reporter les décisions qui auront été prises
ou bien collecter des informations nouvelles - s'avère
également nécessaire. Cela vous permettra de définir
un canevas. Pour
ce faire, l'outil le plus classique est le tableau en
trois colonnes : une pour les mots clés et la seconde
pour les contenus développés. Enfin, une
troisième pour inscrire des commentaires éventuels, des
contacts, des imprévus ainsi que pour la relecture.
Exemple
de schéma en trois colonnes : lancement d'un
pastis en petit format
(source :
"Techniques pour prendre des notes vite et bien",
P. Richard-Postal)
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Dans le cadre de réunions régulières dont on fait un
compte-rendu, on peut utiliser une matrice préétablie,
par exemple en trois colonnes : problèmes évoqués /
décisions prises / qui fait quoi ?
Si on souhaite prendre des notes mais également intervenir,
l'auteur suggère d'ajouter une quatrième colonne au
tableau pour y noter au préalable les sujets que l'on
compte aborder. Pendant la réunion, il suffira de reporter
dans vos notes, à l'aide d'un système de flèche, vos
interventions. Et vous n'aurez plus qu'à noter les réactions
ou commentaires suscités.
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S'appuyer
sur un glossaire d'abréviations |
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Pour Patricia Richard-Postal, le glossaire doit être
employé avec modération. Et, à moins d'être un professionnel
de l'écriture automatique, il est inutile de potasser
un dictionnaire complet des abréviations. On peut se
contenter dans un premier temps de revoir les abréviations
les plus courantes telles que ° pour les terminaisons
en 'ion' ou celles des termes scientifiques.
L'usage d'un glossaire lié à sa profession est toutefois
recommandé par l'auteur. Il existe des systèmes d'abréviations
propres à un secteur, lexique médical ou juridique par
exemple. Dans son entreprise, on peut ainsi élaborer
un glossaire commun pour son département, qui mêle à
la fois des abréviations standards et d'autres, plus
spécifiques au métier.
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Séquencer
la prise de notes |
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La prise de notes doit se faire en quatre temps : écouter,
comprendre, synthétiser et noter. Cette séquence se
répète chaque fois qu'une idée forte est identifiée
dans le discours, tandis que notre mémoire doit fonctionner
à la manière de la mémoire tampon de nos ordinateurs,
pour stocker l'information à court terme.
Quatre temps :
écouter, comprendre, synthétiser
et noter."
Patricia Richard-Postal |
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Ce rythme binaire - attention puis écriture - a l'avantage
de stimuler notre concentration. Patricia Richard-Postal
nous rappelle en effet qu'écrire aide à ne pas se disperser
pendant le discours de nos interlocuteurs et à ne pas
perdre le fil. Mais notre capacité de mémorisation est
aussi très sollicitée. Un peu d'entraînement pourrait
ne pas être superflu, tant la mémoire, comme un muscle,
peut fatiguer très vite. L'auteur suggère de s'exercer
devant le journal de 20h : écouter, sans prendre de
notes, chaque reportage, puis essayer de retranscrire
tout ce qui a été retenu dans la foulée
avant de passer
au suivant.
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Dans certains cas de figure, lorsque par exemple, on
assiste à une conférence dont on ignore à l'avance le
sujet précis, on peut avoir pris des notes de façon
informelle. Idée par idée, en les espaçant convenablement.
Pour faciliter la relecture, Patricia Richard-Postal
propose d'utiliser un système d'arborescence, au centre
duquel on placera l'idée-force, celle qui d'emblée nous
est apparue comme transversale à toutes les autres.
On y attache ensuite les autres idées importantes, sous
forme de branches, en spécifiant le lien. Ce système
permettra, au moment de rédiger le compte rendu, de
définir facilement un angle ainsi que de hiérarchiser
les différentes informations relevées.
Exemple
de schéma en arborescence : inauguration
d'un nouveau bâtiment (source :
"Techniques pour prendre des notes vite et bien",
P. Richard-Postal
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D'une manière générale, mettre en
exergue, pendant la prise de notes, les formulations structurantes
comme "d'une part / d'autre part", "dans
un premier temps", facilite la relecture et la compréhension
du plan suivi par l'orateur.
Comme il n'est pas rare, chez un orateur, d'entendre la
même idée répétée plusieurs fois sous des formulations
différentes, un travail de tri et d'élimination des redondances
peut s'avérer utile. |
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Développer sa propre "recette" |
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Il ne faut pas perdre de vue que l'écriture a une dimension
à la fois personnelle et créative. Patricia Richard-Postal
souligne qu'il serait illusoire de chercher à s'approprier
un corpus de techniques adaptable à tous et en toutes
circonstances. C'est à chacun de nous de créer son propre
système d'écriture en piochant dans les glossaires et
techniques existants, en adaptant ses tableaux de notes
aux différentes situations professionnelles et en inventant
tout ce qui est nécessaires.
Avoir ses propres codes est aussi un bon moyen d'assurer
la confidentialité de ses notes.
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