Faire appel à un costkiller

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Papeterie et mobilier de bureau, facture d'électricité et de téléphone, nettoyage des locaux, ou encore déplacements professionnels…Les frais généraux, c'est-à-dire l'ensemble des achats non stratégiques, très variables d'une entreprise à l'autre, peuvent atteindre jusqu'à 30 % du chiffre d'affaires. Leur rationalisation permet donc de dégager des économies substantielles, surtout lorsqu'aucune action n'a été menée depuis longtemps. Spécialistes de l'exercice, les costkillers partent à la chasse aux gaspillages.


Qui sont-ils ?
Il existe de nombreux cabinets de consultants, experts en optimisation et réduction des dépenses de frais généraux. Certains en ont fait leur cœur de métier, d'autres travaillent en parallèle sur l'expertise d'autres dépenses, notamment les charges sociales et fiscales ou les achats stratégiques. La plupart répugne à se faire appeler costkiller, comme Jean-Pierre Fillon, directeur du pôle frais généraux chez Lowendal Group, pour qui le terme porte une connotation négative : "je préfère dire costcontrol, car notre démarche relève de l'accompagnement budgétaire et non de la réduction des effectifs".

Il existe partout des opportunités de rationalisation des dépenses " John Goodhart, ERA

Dépêchés dans les entreprises, ils auditent les comptes à la recherche des gisements d'économies, proposent des solutions et contribuent à leurs mise en place. S'il existe certains cabinets très spécialisés qui agissent exclusivement dans un domaine spécifique (réseau téléphonique, gestion de flotte automobile…), les cabinets de costkillers ont une vision large et s'attaquent de front à tous les postes de dépenses afin d'identifier plusieurs sources potentielles d'économies et de maximiser les gains. Comme le souligne John Goodhart, responsable du développement France chez Expense Reduction Analysts, "les consultants sont des spécialistes qui sont devenus généralistes ; experts dans un domaine, mais capables d'apporter un diagnostic sur l'ensemble du budget frais généraux".


Pourquoi recourir aux costkillers ?
Non stratégiques par définition, les frais généraux n'ont pas toujours l'attention prioritaire des contrôleurs de gestion et directeurs financiers. "La première valeur ajoutée de ces prestataires est d'abord d'être disponibles pour se pencher sur le dossier" rappelle Hafid Mahmoudi, directeur de la publication de costkillers.net, le portail B to B consacré à la réduction des coûts. Comme c'est une mission assez ingrate et plutôt mal perçue par les collaborateurs car elle oblige souvent à éplucher leurs factures ou à perturber leurs habitudes, il est aussi plus confortable pour la direction de la confier à un cabinet externe. Enfin, comme tout consultant, ils vont apporter une expérience nouvelle et une prise de recul, un réseau de fournisseurs et de nouveaux outils …

Les économies promises sont en tout cas significatives : 15, 25 voire 30 %, sur le poste frais généraux, quoique très variables selon les secteurs. "Il y a toujours plus à rogner dans le secteur des services que dans l'industrie, où prévaut déjà une certaine culture du contrôle des coûts" rappelle Hafid Mahmoudi. Toutefois, pour John Goodhart, "s'il y a des secteurs à plus fort potentiel que d'autres, il existe partout des opportunités de rationalisation des dépenses". Et pourquoi ne pas les croire, puisque la plupart des costkillers se rémunèrent entièrement sur une part des économies qu'ils auront réussi à vous faire gagner. Une proposition "win-win" qui leur sert de puissant levier commercial.


Quand faire appel à ces prestataires ?
Tout d'abord, les costkillers ne se déplacent qu'à condition que votre budget frais généraux en vaille la peine. "Difficile dans une entreprise dont le chiffre d'affaires est inférieur à 5 millions d'euros de trouver une enveloppe suffisante pour justifier une intervention, précise John Goodhart".

C'est quand on pense avoir tout fait sur les frais généraux que le recours à un cabinet externe devient pertinent" Jean-Pierre Fillon, Lowendal Group

Les problématiques diffèrent sensiblement entre grandes et moyennes entreprises. Les premières disposent de budgets importants, sur lesquels des économies d'échelles peuvent être développées. Pour Jean-Pierre Fillon, "c'est quand on pense avoir tout fait sur les frais généraux que le recours à un cabinet externe devient pertinent". Les moyennes entreprises ont des budgets plus restreints qui offrent moins de marges de manœuvre. "Toutefois, souligne-t-il, des efforts de rationalisation y ont plus rarement été entrepris sur ce poste budgétaire et les relations avec les fournisseurs très rarement remises à plat". Autant de chantiers à ouvrir pour les costkillers.

Comment se déroule une mission ?
Apres avoir défini 4 ou 5 postes de dépenses sur lesquels concentrer leurs actions, les consultants en "dissèquent la structure de coût" selon les termes de Jean-Pierre Fillon, et identifient ainsi des possibilités d'optimisation. Parallèlement, ils analysent les modes de consommation dans l'entreprise en dialoguant avec les collaborateurs et en organisant des ateliers. Au terme de ces deux étapes, le prestataire peut déjà avancer des propositions de rationalisation des dépenses : réorganisation d'une chaîne logistique, réduction de la consommation des fournitures de bureau ou des frais d'imprimerie...

Une seconde étape consiste à repérer de meilleures opportunités de prix et à définir un cahier des charges. Les consultants mènent des études de marché en s'appuyant sur les bases de données fournisseurs dont disposent leurs cabinets. Ils peuvent alors être amenés à renégocier certains contrats ou encourager de nouveaux appels d'offres. Leur prestation peut s'étendre jusqu'à la présélection des fournisseurs, la gestion des appels d'offres et la formation des acheteurs.

Chaque prestation est faite sur-mesure" Hafid Mahmoudi, Costkiller.net

La durée du suivi est variable selon le prestataire, mais tous prévoient un accompagnement de trois mois au minimum, et un transfert des processus et méthodes qui auront été mis en application dans l'entreprise. Ils insistent aussi sur la transparence du travail qui est effectué auprès du client. Les offres d'externalisation totale de la fonction achats non-stratégiques se développent également, même si tous les prestataires du secteur ne la proposent pas encore.


Comment bien choisir son prestataire ?
"Il faut bien ficeler son contrat, car chaque prestation est faite sur-mesure" met en garde Hafid Mahmoudi. Les tarifications peuvent aller de 20 % à 50 % des économies réalisées par le prestataire sur le poste achat concerné. Un chiffre très variable qui doit être mis en regard avec la contribution qui sera demandée à vos collaborateurs dans le cadre de la mission d'audit et de mise en place des nouveaux process : atelier, sessions de formation… Si elle est apparemment sans frais, l'intervention du prestataire dans votre entreprise mobilisera nécessairement vos équipes et il est important de savoir dans quelle mesure.

Seconde recommandation, adopter un prestataire capable d'apporter à la fois une approche généraliste et une compétence de spécialiste, c'est-à-dire un cabinet de taille relativement importante. Généraliste parce qu'il s'agit au cours de l'audit de détecter des sources nouvelles d'économies qui n'avaient pas été immédiatement envisagées. Spécialiste parce que les problématiques et les besoins sur lesquels le prestataire devra ensuite agir sont très différents les uns des autres.

Enfin, il est préférable de travailler avec un prestataire disposant d'un réseau international afin de pouvoir bénéficier d'un carnet d'adresses fournisseur conséquent. Il s'agit alors de profiter d'une connaissance avancée de marchés parfois complexes et de créer des opportunités de trouver de nouveaux partenaires.