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07/06/2006
Voyages d'affaires : les clés pour réduire son budget
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Les déplacements professionnels sont un poste de dépenses non négligeables pour les entreprises. Voici cinq conseils pour mieux s'organiser et faire des économies. |
Qu'ils s'effectuent en France, en Europe ou à l'autre bout du monde, les voyages d'affaires coûtent toujours cher à l'entreprise. "C'est le deuxième poste de dépenses après le personnel et il représente entre 0,8 et 1,8 % du budget total", rappelle
Jean-Michel Kadaner, président de Key Corporate Solutions, un cabinet de conseil spécialisé sur ces questions. Mais en y regardant de plus près, des économies sont toujours possibles. Ainsi, une rationalisation des dépenses peut conduire à des réductions de 15 à 18 % de son budget voyage.
Comment s'y prendre ? La réponse avec Jean-Michel Kadaner.
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Pour rationaliser son budget de voyages d'affaires, il faut tout d'abord définir un certain nombre de règles. Cela doit être fait par un groupe de travail dédié, doté d'un chef de projet, généralement le responsable des achats ou le directeur financier. Ce groupe doit aussi compter le responsable des ressources humaines, un membre de la direction générale ainsi qu'un salarié de l'entreprise, fréquemment concerné par les déplacements professionnels.
"Le rôle de ce groupe de travail est de définir le niveau des dépenses autorisées, explique Jean-Michel Kadaner. Il s'agit par exemple de fixer une limite de dépenses quotidiennes ou de décider quelles invitations à dîner les voyageurs peuvent lancer." Les règles concernent également le choix du transport et des hôtels : en fonction de la pénibilité du déplacement et de sa durée, on choisira ou non la première classe et l'hôtel 4 étoiles. C'est également au groupe de travail de définir sur quels critères seront choisis les fournisseurs et partenaires et quelles relations
seront nouées avec eux. |
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S'appuyer sur une seule agence |
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L'agence de voyage est le partenaire incontournable des entreprises dans la gestion de leurs voyages d'affaires. Si la réservation directe auprès des compagnies aériennes a été grandement facilitée par Internet, elle n'est pas conseillée pour les entreprises souvent amenées à gérer des voyages d'affaires.
 "L'agence agit en tant que conseil au niveau de la recherche tarifaire et du suivi des économies."
Jean-Michel Kadaner |
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"Pour les compagnies aériennes dites "low cost", il n'y a pas d'autres alternatives que de s'adresser directement à elles, rappelle Jean-Michel Kadaner. Pour les autres, l'agence agit en tant que conseil au niveau de la recherche tarifaire et du suivi des économies. L'entreprise n'est pas outillée pour faire ce travail, très consommateur de temps." L'agence peut également aider l'entreprise à gérer ses accords avec certaines compagnies aériennes partenaires.
Mais il ne faut pas multiplier les interlocuteurs : il est ainsi recommandé de ne traiter qu'avec une seule agence voyage. Son rôle de consultant requiert en effet l'établissement d'une relation durable avec l'entreprise. |
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Minimiser la dépendance à l'avion |
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Le transport, qu'il soit en avion, en train ou en ferry, est le premier poste de dépenses et représente la moitié du budget de voyages d'affaires d'une entreprise. Du fait d'une concurrence plus soutenue, la négociation avec les compagnies aériennes revêt un caractère stratégique. "Mieux vaut minimiser la dépendance en travaillant avec deux ou trois partenaires", conseille Jean-Michel Kadaner.
La négociation des accords dépendra bien évidemment de la taille de l'entreprise et de la volumétrie de ses réservations. Généralement, l'entreprise s'engage sur un certain nombre de billets achetés par période. Au-delà, elle est libre de s'adresser à la compagnie de son choix.
"Il est essentiel de ne pas perdre le contact avec le marché, explique le consultant. Le marché spot est en effet très actif sur le transport aérien." Les tarifs pratiqués par la concurrence peuvent à un moment donné être plus intéressants que ceux qui ont été négociés. |
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L'hôtellerie : bien définir ses besoins |
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La partie hôtellerie / restauration représente de 20 à 25 % du budget voyage d'une entreprise. C'est aussi un enjeu stratégique. "Les critères essentiels pour choisir l'hôtel sont la proximité du lieu de la mission et sa durée", souligne Jean-Michel Kadaner. Négocier un accord avec de grandes chaînes d'hôtels, présentes un peu partout en France et dans le monde, telles Accor, Best Western ou Holiday Inn, permet d'obtenir des tarifs intéressants. Néanmoins, il est bon de ne pas négliger les hôtels de proximité sur les lieux souvent fréquentés par l'entreprise.
"Pour bien négocier avec l'hôtellerie, il faut bien définir son besoin en amont, note Jean-Michel Kadaner.
Il est en particulier nécessaire de bien spécifier quelles installations et services annexes l'entreprise souhaite pour son salarié. Si elle laisse trop de libertés, il est évident que l'offre qu'on lui fera ne sera pas aussi intéressante que possible." Ce choix fait partie des attributions du groupe de travail dédié aux voyages d'affaires. Enfin, dans les premiers temps de la relation avec un hôtel, il faut
favoriser la remontée d'informations : elles serviront à affiner la stratégie de l'entreprise. Les données sur un hôtel et la qualité des services qu'il propose sont en effet longues à collecter et néanmoins essentielles.
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Adapter les moyens de paiement |
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Optimiser sa politique de voyages d'affaires, c'est aussi se préoccuper de doter les grands voyageurs de moyens de paiement adaptés. "Il faut systématiquement leur donner une carte de paiement "corporate" individuelle, conseille Jean-Michel Kadaner. C'est avant tout une question de sécurité : elle évite aux voyageurs de transporter trop d'argent sur eux. Généralement, les sommes réglées avec ces "walking cards" sont débitées sur le compte du salarié mais avec un délai qui lui laisse le temps de remplir sa note de frais et d'être remboursé. Mais surtout, ces moyens de paiement, qu'ils soient gérés par Visa, Eurocard, Mastercard ou American Express, donnent tous accès à un reporting précis des dépenses et se révèlent un outil de gestion très appréciable pour l'entreprise.
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