Mieux vivre ses déplacements professionnels

Ceux qui en sont coutumiers le savent, les voyages professionnels sont souvent sources de stress et de fatigue. Voici cinq conseils pour bien les préparer et partir l'esprit plus tranquille.

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Préparer son voyage à l'avance, établir une check-list pour ne rien oublier, trouver un juste équilibre sur place... Voici quelques pistes pour aborder avec plus de sérénité les voyages professionnels.

1	Bien organiser son voyage

Un voyage sans stress est un voyage bien préparé. C'est pourquoi il est indispensable de bien penser son organisation. En premier lieu, prenez connaissance de votre ville de destination pour choisir un hôtel le plus près possible des lieux où vous devrez vous rendre. Ensuite, choisissez vos premiers rendez-vous en fonction de l'éventuel décalage horaire pour éviter un excès de fatigue. Enfin, avant votre départ, essayez de réserver, si cela vous est possible, les restaurants pour les repas d'affaires que vous comptez faire sur place.

Enfin, essayez de boucler les dossiers délicats. D'abord, pour partir en toute tranquillité, mais également pour éviter que le travail ne retombe sur vos collègues ou qu'ils soient obligés de vous solliciter régulièrement. Vous pouvez également convenir à l'avance d'une plage horaire pendant laquelle on pourra vous joindre sans que cela vous dérange, en début de matinée par exemple.

2	Ne rien oublier le jour de son départ

Avant de partir, prenez le temps de vérifier que vous n'avez rien oublié.

Puisque vous allez vous absenter plusieurs jours du bureau, n'oubliez pas de laisser un message sur votre répondeur ainsi qu'un mail de réponse automatique avec la période pendant laquelle vous serez absent et les personnes à contacter en cas d'urgence. Laissez des consignes à vos plus proches collaborateurs, ce qui leur permettra de prendre le relais après votre départ.

Pensez à prendre sur vous les coordonnées de votre hôtel et surtout celles des personnes à rencontrer sur place.

Vérifiez que vous emportez tous les documents qui vous seront utiles (dossiers, plaquettes de présentation, etc), vos cartes de visite ainsi que votre feuille de route.

Enfin, n'oubliez ni votre carte de paiement corporate si vous en disposez, ni votre ordinateur, ni votre téléphone. Il convient également de veiller au fait que vous disposez bien des cordons d'alimentation permettant de les recharger. Et si vous comptez travailler dans l'avion ou dans le train, il est judicieux de les recharger au préalable.

Les plus prévoyants pourront également prévoir une petite trousse à médicaments.

3	Se préparer pour l'international

Bien entendu, nul besoin de rappeler que pour un déplacement en dehors de l'Union européenne, un passeport s'impose.

Côté matériel, on oublie souvent d'emmener un adaptateur pour prises de courant qui, dans certains pays comme les Etats-Unis, s'avère particulièrement utile. Pour communiquer, assurez-vous également que votre téléphone est compatible (un tri-bande peut être nécessaire) et que l'option "international" est activée.

Enfin, même si cela ne doit pas vous servir a priori, recherchez l'adresse et le numéro de téléphone de l'ambassade de France ou du consulat. En cas de problème ou de perte de vos papiers, cette adresse pourra vous être très précieuse.

4	Se ménager des moments de calme

Même si les déplacements dépassent rarement quelques jours, ils sont souvent intensifs et n'offrent guère de repos. Tout en jonglant avec les dîners d'affaires, les sorties organisées et les réunions de travail, il est important de se préserver un peu de temps dans la journée.

Profitez-en pour alterner repos, shopping mais aussi travail. Vous pourrez ainsi préparer vos rencontres ou encore rédiger le debriefing de chacun de vos rendez-vous.

5	Communiquer à votre retour

Pratique

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Pour que chacun réalise l'intérêt de votre déplacement, il est pertinent de faire un retour sur les résultats obtenus.

Expliquez à vos collaborateurs les contacts que vous avez pris, les contrats que vous avez remportés ou les informations significatives que vous avez pu recueillir. Le résultat de votre travail, partagé avec tous, évitera que vos déplacements soient synonymes de détente comme certains pourraient être amenés à le penser à première vue.

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