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04/10/2006
La checklist pour réussir son déménagement d'entreprise
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Difficile de penser à tout quand la date du déménagement se rapproche et que l'on s'aperçoit que l'on s'y est pris trop tard. Alors pour bien s'organiser et limiter le stress, voici un retro planning des tâches à suivre. |
Un déménagement d'entreprise ne s'improvise pas. Pour moins de 100 personnes, il faut compter en moyenne un mois de préparation, de 100 à 300 personnes de deux à trois mois, et pour plus de 300 personnes : six mois. Pour déménager, les entreprises privilégient la fin d'année fiscale, ou bien les vacances scolaires, vers la mi-août, et la rentrée.
Enfin un déménagement, c'est une facture de 200 à 250 euros par poste, voire 2.000 euros par personne en comptant le transfert du mobilier. Un mauvais timing, et ce sont des pertes d'exploitation assurées. Voici donc la checklist à suivre dans le temps pour bien s'organiser.
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 Faire faire un audit des locaux
Avant même de signer le bail de votre nouveau local, vous penserez à faire réaliser un audit, notamment au niveau capacitaire. "Certaines contraintes liées à l'informatique, les faux plafonds, la climatisation peuvent entraîner un surcoût", remarque Patrick Ravassard, chef de projet transfert chez Mobilitis, cabinet de conseils en ingénierie immobilière. Il faudra peut-être prévoir des travaux. Profitez-en pour rencontrer le gestionnaire de l'immeuble et le représentant du propriétaire pour vérifier les aspects liés à la sécurité.
Poser son préavis en temps et en heure
"Attention, pour les baux commerciaux de neuf ans, si vous souhaitez minimiser les frais, il vous faut donner un préavis exactement six mois avant le départ et à la fin d'une période triennale seulement", insiste-t-on chez Mobilitis. Alors lisez très attentivement votre contrat avant de décider du déménagement, sans quoi cela pourrait alourdir la facture.
Se poser les bonnes questions
Il s'agit de définir quelles sont les règles de sécurité liées au transfert, les priorités et les contraintes du déménagement, le nombre de personnes à transférer. Il faut également s'interroger des points importants comme le fait de garder le mobilier ou bien acheter du neuf. Patrick Ravassard de préciser qu'"il n'est pas forcément plus cher d'acheter du mobilier neuf que de transférer l'ancien, car celui-ci est au contraire lourd à gérer et peut être abîmé lors du transfert". De plus, le mobilier récupéré, surtout s'il est vieux, n'est pas forcément adapté aux nouveaux espaces (open space), ni à un utilisateur différent. Une perte de surface est un coût locatif supplémentaire. Côté papier, il faut être conscient que la destruction de documents obsolètes ou en doublon coûte cher. Mais les déménager, c'est occuper une bonne part de l'espace de travail ! Dans ce cas, il faut arbitrer entre un coût fixe ou bien une répercussion sur le coût locatif et les aménagements (meubles de rangement...).
Etablir un cahier des charges
Il faut bien définir le niveau de prestations attendu des déménageurs. Très concrètement que font-ils, qui met quoi en carton, etc ? Cela permet d'établir les devis avec précision et d'éviter les mauvaises surprises. |
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Faire établir des devis par les prestataires
Contactez trois ou quatre entreprises de déménagement spécialisées dans le transfert d'entreprises. Attention, chacune a sa propre spécialité : transfert administratif, transfert informatique, transfert de mobilier récupéré... "Aucun déménageur ne peut assurer à la fois un transfert en volume et en qualité. Il est donc utile de prendre une assurance et de choisir son prestataire en fonction des éléments à déménager", prévient Patrick Ravassard. Le cas échéant, deux prestataires peuvent être employés pour réaliser votre déménagement.
Identifier des relais internes pour l'organisation
Dans l'entreprise, désignez des "correspondants de transfert" dans chaque service. Celui-ci aura une vision globale des éléments à déménager dans chaque service et sera un relais entre la direction et les salariés.
Communiquer vers les salariés
Déménager est parfois synonyme de changement dans les habitudes de travail, et donc source de stress. Via la communication interne ou les ressources humaines, et éventuellement dans le journal interne ou sur votre site Intranet, annoncez le déménagement aux salariés quelques mois auparavant pour éviter les bruits de couloir et les fausses informations. Par ailleurs, l'entreprise doit tenir informés les représentants du personnel (délégués, CHSCT...), c'est une obligation légale.
Se soucier des travaux dans les nouveaux locaux
Si vous souhaitez faire réaliser des travaux avant votre arrivée (cloisons, câblage...), mieux vaut contacter les prestataires très en amont. C'est alors bien plus leur disponibilité que le temps effectif des travaux qui peut poser problème. Et plus vous obtiendrez les devis tôt, plus vous pourrez faire jouer la concurrence.
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Anticiper les travaux dans les locaux que l'on quitte
Suivant les prestations que vous devez au propriétaire du local que vous quittez, prévoyez les travaux à faire (peinture, changement des luminaires ou de la moquette...) qui, selon les cas, peuvent nécessiter deux mois de réalisation.
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Commencer le tri
Lorsque le bail est signé, informez les salariés au plus tard un mois avant le déménagement pour leur donner le temps de nettoyer, trier, archiver leurs affaires et documents.
Gérer l'étiquetage sur le site de départ et d'arrivée
A chaque salarié devra correspondre un code pour qu'il puisse retrouver ses affaires dans le nouveau local. Ainsi, après inventaire, chaque caisse ou meuble sera identifié soit par rapport à un service, soit par rapport à une personne, et sa place dans le nouveau local déterminée à l'avance.
Faire installer la nouvelle ligne téléphonique
Faites effectuer les raccordements nécessaires pour avoir une ligne téléphonique ainsi qu'Internet à votre nouvelle adresse. Assurez-vous que chaque poste puisse être équipé convenablement et être opérationnel en temps voulu.
Effectuer les changements d'adresse
Un mois avant le départ, n'oubliez pas les changements d'adresse : sécurité sociale, Urssaf, caisse de retraite, abonnements à la presse. Informez également vos prestataires pour les distributeurs de boissons, copieurs... qui seront déplacés par les fournisseurs eux-mêmes. "C'est l'occasion de renégocier le contrat", glisse Patrick Ravassard. Vingt jours avant le départ, contactez vos assureurs. Quant aux changements d'adresse pour le courrier et le téléphone, s'ils sont un peu moins pressés (dix jours avant le départ sont normalement suffisants), autant les faire dans la foulée pour ne pas les oublier. Contactez également la préfecture concernant l'immatriculation de la société et la modification du Kbis. |
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Etablir une feuille de route personnelle
"Quelques jours avant le jour J, ajoute Patrick Ravassard, la direction doit expliquez très concrètement aux salariés comment le déménagement va se dérouler, et ce que chacun doit faire : quelles affaires il doit empaqueter et prendre avec lui, et quelles sont les consignes à l'arrivée dans le nouveau local." Vous ajouterez également quelques informations concernant les lieux : où déjeuner, où sont les transports en commun, où se garer, etc. Un plan des lieux avec désignation de l'emplacement de chacun aura préalablement été diffusé et des panneaux d'affichage préparés pour le jour J.
Faire le grand ménage
Une entreprise de nettoyage passera dans les nouveaux locaux avant le déménagement pour s'assurer que tout est propre et en ordre, surtout si des travaux ont été effectués auparavant.
Réaliser l'inventaire du parc informatique
Un prestataire se charge de réaliser l'inventaire du parc informatique en identifiant chaque poste par rapport à son utilisateur pour permettre la traçabilité. En relation avec le directeur informatique, il se charge d'effectuer avant le transfert la sauvegarde des serveurs et baies de brassage. Il est également là pour tester les réseaux, déconnecter et reconnecter tous les appareils le jour du transfert.
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Plier bagages
Chaque salarié termine
ses cartons personnels et les étiquettes. Pour les grands déménagements,
un code est attribué à chacun et figure sur les cartons, ce qui
permet de tout retrouver à l'arrivée.
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Pour ne pas perturber l'activité, le déménagement s'effectue le week-end, notamment pour les PME. "Pour les opérations de plus grande envergure - entreprises de plus de 1.000 personnes - le déménagement se déroule de jour comme de nuit, 24h/24, note Patrick Ravassard. Si la société possède plusieurs sites à déménager, il vaut mieux la déménager en deux temps (deux week-ends), d'un côté l'unité la plus importante, de l'autre les plus petites."
Nouvelle intervention de l'entreprise de nettoyage
L'entreprise de nettoyage passe entre 6h et 8h30, après le déménagement et avant l'arrivée des salariés. C'est un petit plus qui ajoute à la bonne image de l'entreprise.
Mettre en place une cellule de support
Patrick Ravassard conseille de mettre en place une cellule d'aide active pendant deux jours pour régler tous les petits problèmes inhérents au déménagement - carton perdu, téléphone qui ne fonctionne pas, etc -, avec un numéro unique ou une adresse e-mail. |
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Derniers changements d'adresse
Après le déménagement, si l'entreprise possède un parc de véhicules professionnels, pensez à faire modifier l'adresse ou établir une nouvelle carte grise. Enfin, n'oubliez pas d'informer le Centre des impôts et la Trésorerie principale de votre changement d'adresse.
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