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Françoise Wybrecht (CFCEL)
"Eviter la réunion fourre-tout"
Depuis plus de vingt ans, Françoise Wybrecht forme les cadres et dirigeants à la conduite de réunion. Un domaine dans lequel la faiblesse principale des managers est le manque de formulation.
(septembre 2003)

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A lire, à suivre

Après dix-sept années d'expérience dans la formation et l'animation en entreprise, Françoise Wybrecht a co-fondé en 1998 le CFCEL, le Centre de formation et de coaching en ligne. Cette structure propose aux entreprises des modules de formation entièrement accessibles via Internet, avec auto-évaluation à la clef. Parmi les différents modules proposés figure la conduite de réunion. Un des best-sellers de la formation professionnelle, tant les managers ont le sentiment d'être perfectibles dans ce domaine.

Quelles sont les lacunes classiques des managers en matière de conduite de réunions ?
Françoise Wybrecht. L'un des problèmes les plus fréquents est relatif à l'absence ou à la mauvaise formulation des objectifs, c'est-à-dire trop abstraite, non testable, non contextualisé. Les objectifs des réunions, mais aussi leur durée, ne sont pas toujours clairement établis en amont. L'un des symptômes les plus courants de cette faiblesse est la réunionnite aiguë. Les réunions se démultiplient faute d'objectifs à atteindre dans un temps imparti.

Quelle est la bonne durée pour une réunion ?
Il y a de multiples cas de figure. De façon générale, la durée optimale est de 90 minutes. Au-delà de cette durée, la motivation décroît. Pour des réunions plus longues, la pause s'avère alors nécessaire pour continuer à travailler efficacement.

Comment améliorer la formulation des objectifs d'une réunion ?
Avant tout, il faut éviter la réunion fourre-tout, avec une accumulation de sujets qui n'ont pas grand chose en commun. Mieux vaut fractionner en plusieurs petites réunions, courtes et très précises quant aux objectifs à atteindre. Concernant la formulation, elle se doit d'être contextualisée et testable : quoi ? avec qui ? combien ? quand ? où ? Chacun peut alors évaluer, à un instant donné, si l'objectif a été atteint ou non.

Quel est le rôle de l'ordre du jour dans cette formulation ?
Pour réussir une réunion, l'ordre du jour est un atout majeur. Il permet d'informer les participants sur les thèmes traités, donc de provoquer leur réflexion avant même la réunion. L'ordre du jour est le fil conducteur de la réunion. Il précise les différents sujets à traiter dans la réunion ainsi que leur ordre, comme son nom l'indique.

La préparation de l'ordre du jour revient-elle à l'animateur de la réunion ?
Tout à fait : l'animateur a un rôle de chef d'orchestre avant, pendant et après la réunion. Avant, il cadre la réunion sur ses objectifs et sa durée. Pendant, il anime les échanges tout en étant garant du respect des objectifs. Enfin, en fin de réunion, il synthétise les points-clés et/ou les décisions prises.

Au cours d'une réunion, à quoi doit être vigilant l'animateur ?
Une réunion est un petit spectacle humain : l'introduction et la conclusion, réalisées par l'animateur, doivent être particulièrement soignées. Une bonne introduction est la garantie d'une bonne entrée en matière. Une bonne conclusion laisse le sentiment aux participants que la réunion est un succès. Entre ces deux moments, l'animateur veille à l'aspect production, c'est-à-dire clarifier et dynamiser, mais aussi à l'aspect communication, c'est-à-dire contrôler et détendre. Il assure ainsi une régulation des échanges, favorable à l'expression de chacun.

Comment réussir une introduction ?
Dans l'introduction, la priorité de l'animateur consiste à mettre les participants à l'aise. Il est important de s'assurer que tous les participants se connaissent. Si ce n'est pas le cas, éviter de faire le tour de table dans le sens des aiguilles d'un montre où chaque personne se présente tour à tour. Chaque participant stresse en attendant son tour et, au total, personne n'écoute qui est qui. Mieux vaut que l'animateur désigne au hasard les participants qui se présentent.

Certaines réunions doivent traiter de questions lourdes et complexes. Comment peut-on alors améliorer la prise de décision ?
Une fois de plus, il ne faut pas hésiter à fractionner une réunion en petites réunions plus pointues sur les objectifs. Si, malgré tout, certains dossiers restent complexes, il peut être intéressant de faire travailler les participants en sous-groupes de deux ou trois personnes. Pendant quelques minutes, les sous-groupes réfléchissent sur le sujet et doivent arrêter une décision. Puis un représentant de chaque sous-groupe présente aux autres participants la décision imaginée. Cela permet à chacun de s'exprimer.

Une réunion peut également révéler un conflit entre des participants. Que doit faire dans ce cas l'animateur ?
Tout d'abord rester neutre, sinon il perd son statut d'animateur. Deuxièmement, écrire sur un tableau l'objet du conflit. Cette démarche, toute simple, permet en quelque sorte de sortir le conflit de la tête des participants pour éviter une personnalisation du débat. Le conflit ainsi identifié permet aux participants de s'accorder sur le fait qu'il y ait désaccord. A partir de là, l'animateur va estimer l'impact de ce conflit sur l'objectif de la réunion, et décider de reporter ou de traiter cette question.

Certaines réunions nécessitent la présentation de documents aux participants. Quelle est alors la meilleure façon d'opérer ?
Mieux vaut privilégier le slide ou le rétro-projecteur plutôt que la distribution de documents papier : les participants se retrouvent plongés dans un rapport qu'ils feuillettent sans cesse. Le support papier peut néanmoins être transmis aux participants avant ou après la réunion.

Y'a-t-il un quota à ne pas dépasser sur le nombre de participants à une réunion ?
Tout dépend de la nature de la réunion. Une réunion d'information peut nécessiter de regrouper le nombre le plus important de participants. Pour les réunions de négociation ou de décision, il faut éviter de dépasser les six ou sept participants. Au-delà de ce quota, cela peut signifier que le thème de la réunion est encore trop large. En plus, dans une réunion avec beaucoup de personnes, les participants finissent par s'ennuyer : chacun attend comme il peut le sujet qui l'intéresse puis, une fois le sujet abordé, espère que la réunion s'arrête.

Certains moments de la journée sont-ils plus favorables pour tenir une réunion ?
Deux moments de la journée sont plus favorables : le matin vers 9 ou 10 heures et l'après-midi à partir de 17 heures. Il est conseillé d'éviter de faire des réunions à l'heure de la digestion ou le vendredi après-midi, au risque d'avoir une assistance éteinte.

Les réunions en "temps masqué", par exemple le soir ou pendant le déjeuner, sont-elles conseillées ?
Si le rythme de travail correspond mieux à cette attente, tout est possible. Mais attention à maintenir un cadre formel à toutes les réunions. Les réunions réalisées sur le pouce ou qui se démarquent trop du rythme naturel de l'entreprise perdent de leur formalisme. Elles peuvent alors devenir des foyers à rumeurs plutôt que des outils de travail.

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Une réunion peut être un échec, l'objectif initial n'étant pas atteint. Comment faire dans cette situation ?
L'animateur va rappeler qu'il y a un avant et un après réunion, que tout n'est pas bloqué parce que cette rencontre n'atteint pas l'objectif souhaité, la prise de décision attendue. Généralement, l'échec d'une réunion est provoqué par l'émergence dans les débats d'un facteur qui n'était pas prévu. Tout naturellement, l'animateur mettra en place une autre réunion dédiée à ce nouveau facteur.

 

Rédaction, Le Journal du Management


   
 
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