5 conseils pratiques pour conduire efficacement une réunion

Une réunion est l’occasion d’échanger, d’informer mais aussi de prendre des décisions, son succès va dépendre de la manière dont elle sera conduite. Voici donc 5 conseils pratiques pour la conduite efficace d’une réunion par un manager.

1. Ne pas gaspiller les trois premières minutes

L’ouverture d’une réunion est un moment crucial, dans lequel le « remplissage convivial n’a pas sa place. Le manager qui conduit la réunion est attendu dès ce moment, comme le capitaine qui s’apprête à sortir de la tranchée pour l’offensive, aux côtés de ses hommes. Ses mots de bienvenus, ces gestes ne sont en rien improvisés : ils donnent le ton et ont été soigneusement préparés.

2. Jouer sur le contraste de sa voix

Faut-il parler plus fort pour être entendu sans effort, ou au contraire plus doucement, pour susciter une attention sur le contenu des arguments ? En réalité, ce n’est pas une question de volume mais de contraste. On réagit davantage aux modulations de la voix, porteuses de messages et de sens.
Si vous voulez que l’on vous écoute, que l’on vous respecte sans vous craindre, calquez aussi votre image sonore (et visuelle) sur celle des participants. De même que l’on se met à la portée d’un enfant avec lequel on discute, en s’agenouillant, on se rapproche de son audience, par tous les moyens. On adapte sa voix, sa gestuelle et son vocabulaire.

3. Éliminer ses tics de langage

Les tics sont des rustines qui révèlent l’absence de maîtrise des silences. Et ces derniers sont essentiels. On prépare l’argumentation au cœur des silences. On donne aux interlocuteurs le temps d’assimiler les arguments. Que des mots parasites, comme « effectivement », « absolument », « je veux dire », reviennent comme une litanie, cela révèle un manque d’assurance dans l’argumentation.
On meuble – parfois inconsciemment – parce qu’on n’est pas au clair avec soi-même. D’où l’importance de préparer ses arguments de manière séquencée. Et il faut apprendre à éliminer les tics de langage : ce sont des expressions ou des mots réducteurs, qui donnent à penser que l’on s’excuse de prendre la parole ou d’affirmer un leadership. Les « je crois que » contribuent à baisser les curseurs de la force du message.

4. Anticiper la lassitude de l’auditoire

Le manager qui conduit la réunion sait qu’il doit anticiper l’essoufflement des participants. Sans rythme, certains participants vont décrocher, d’autres vont manifester leur lassitude et leur frustration en jouant la carte de l’agressivité, en « balançant leurs obus ». La mise en scène de la réunion doit donc être travaillée et une ou plusieurs relances de l’attention doivent être prévues.

5. Éviter de jouer les autoritaires, même quand les arguments se font âpres

En toute circonstance, c’est l’écoute active qui doit dominer. Car pour faire passer un message ou prendre une décision, ce qui est l’un des deux buts d’une réunion, il va falloir utiliser les arguments des autres. Un speaker est un judoka davantage qu’un karatéka.
 

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