| 19/12/2006 S'organiser
pour gagner en efficacité
| Environnement
de travail, gestion des e-mails, échanges avec ses collaborateurs... Voici cinq
conseils pour prendre de bonnes habitudes et optimiser sa productivité. |
Les managers, sans
cesse interrompus, sont souvent contraints de travailler par petites tranches.
Ils doivent donc, plus que quiconque, s'appuyer sur des méthodes et réflexes destinés
à optimiser leur organisation au quotidien. Laurence Einfalt, auteur de
S'organiser, c'est facile ! aux éditions Eyrolles, et formatrice chez Benchmark
Group, détaille quelques unes de ses techniques pour maximiser très
concrètement sa productivité personnelle.
| 1 | Organiser
son environnement de travail | |
| Pour gagner du temps (ou éviter d'en perdre), un certain nombre
d'astuces concernant l'espace de travail se révèlent très
efficaces. Parmi elles, proscrire les bureaux en U - s'en extraire prend beaucoup
de temps - ainsi que les imprimantes situées dans le couloir - qui obligent
à se lever. Attention également aux notes adhésives qui servent de pense-bête.
Pour Laurence Einfalt, "trop de notes constitue une véritable pollution visuelle.
On passe son temps à se dire 'il faut que je fasse ça' sans pour autant passer
à l'acte." Ces reminders deviennent alors contre-productifs. |
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| 2 | Gérer
ses e-mails avec efficacité | |
Comment éviter les boîtes de réception "fourre-tout"
que l'on n'a que vaguement parcourues ? "Le tout est de classer ses e-mails
en fonction de l'action requise, explique Laurence Einfalt. Quand cela prend moins
de deux minutes, répondre immédiatement et classer le message dans
un répertoire au nom pertinent ; supprimer aussitôt les courriers
indésirables ; enfin, noter dans un cahier (ou repasser en 'non-lu') les
e-mails qui prendront plus de deux minutes à traiter."
| A
lire |
"S'organiser,
c'est facile ! Guide pratique à l'usage des femmes" de Laurence
Einfalt (Eyrolles - 2006)
>>> Consulter
les librairies | | Pour optimiser
encore sa gestion des mails, on pourra mettre en place un certain nombre de règles
dans ses échanges électroniques avec ses collaborateurs. Quelques
bonnes pratiques proposées par notre formatrice : "Au début
du sujet, préciser soit 'pour info' soit 'pour action'. Ensuite, nommer
le sujet de façon signifiante selon le thème de l'envoi, en s'interdisant
les 'à propos' et autres 'ne crois-tu pas que…'. Se borner à
un thème par e-mail, quitte à en envoyer plusieurs d'affilée." |
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| 3 | Maîtriser
ses divers outils d'organisation | |
| D'après Laurence Einfalt, une erreur courante est
de tenir deux agendas, l'un professionnel et l'autre privé. "Si l'anniversaire
du petit a lieu au même moment que le board meeting, il faut le savoir tout
de suite !" Ne pas croire, cependant, que l'agenda du logiciel de messagerie
est la panacée. "Il faut toujours avoir son agenda sur soi, soit sur
PDA, soit en version papier." L'objectif : éviter de devoir rappeler
pour confirmer un rendez-vous, ce qui est aussi mauvais pour son image que pour
sa gestion du temps.
Plus globalement, il est très utile de connaître
en profondeur les fonctionnalités de son PDA, de son téléphone
et de son logiciel de messagerie, conçus précisément pour
maximiser sa productivité. A ce titre, l'usage des listes contextuelles
des PDA peut se révéler particulièrement pertinent. |
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| 4 | Ménager
sa concentration | |
Certaines tâches ne peuvent être segmentées et traitées
petit à petit. Il est donc nécessaire de se libérer des plages
de temps pour les activités d'une certaine ampleur, en se rendant indisponible
deux heures par jour. Cela peut être réalisé soit en arrivant
plus tôt, soit en fermant sa porte et en décrochant le téléphone.
"Pas la peine non plus de s'isoler tout un après-midi : il n'est pas
possible de réfléchir efficacement plus d'une heure et demie d'affilée.
On finit toujours par surfer sur Internet…", nuance Laurence Einfalt.
La formatrice
décommande également aux managers les open-spaces, véritables
générateurs de déconcentration. A défaut de pouvoir
les éviter, il faut tenter de s'isoler au maximum, par exemple en plaçant
son bureau dans une partie calme et excentrée du plateau de travail. (Voir
article "10
conseils pour réduire le bruit en open-space".) |
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| 5 | Ne
pas se tendre de pièges | | |
Toutes les actions peuvent, quand elles sont mal effectuées, générer
d'autres actions inutiles. Y être attentif permet d'avancer de façon
véritablement efficace. Traquer ses tendances à l'inefficacité
doit donc devenir une seconde nature. En l'occurrence, l'un des "pièges" classiques dans
lequel le manager peut facilement tomber consiste à dupliquer les documents
à plusieurs endroits, sur son ordinateur ou sur le réseau de l'entreprise.
"Il faut se forcer à ne pas le faire, sous peine de se retrouver à
devoir comparer différentes versions, ce qui prend un temps infini",
met en garde Laurence Einfalt. Et naturellement, cette unicité de l'information
est tout aussi importante avec les documents papier. | | |
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