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ENTREPRISE
 
09/01/2007

Mettre en place une boîte à idées

Susciter la participation des salariés, organiser leurs propositions et bien exploiter leurs idées, l'exercice est moins simple qu'il n'y paraît. Voici comment s'y prendre pour qu'une boîte à idées fonctionne.
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Les idées des salariés peuvent être sources d'économies ou d'un renforcement de la compétitivité pour l'entreprise. Mais avant d'arriver à ce résultat, voici quelques conseils pour favoriser les contributions de chacun et bien exploiter les propositions.

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  Récompenser les contributions

En premier lieu, "il faut encourager les personnes à déposer des idées et récompenser chaque idée donnée, pas uniquement celles qui seront effectivement retenues", conseille Luc de Brabandère, responsable du développement de la créativité au Boston Consulting Group. On peut récompenser soit l'auteur de l'idée, soit l'équipe. Il peut s'agir aussi bien d'une prime, d'un avantage en nature, chèque cadeaux, etc.

Si la récompense fait toujours plaisir, la démarche participative est souvent désintéressée. Le fait de faire appel aux salariés et d'exploiter réellement les idées est déjà en soit une reconnaissance de leurs compétences. La boîte à idées peut d'ailleurs s'avérer un excellent moyen pour faire remonter les problèmes d'ordre organisationnel ou technique, et par là même de repérer ceux qui ont la capacité à déceler les freins de l'entreprise et à proposer des solutions pour y remédier. C'est un excellent argument sur lequel communiquer pour motiver les salariés à donner des idées.

 
2
 Sélectionner et exploiter les idées
Pratique
 
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Suivant son usage, vous pouvez consulter tous les quinze jours ou tous les mois la boîte et trier ce qu'elle recèle. N'oubliez pas de répondre aux contributeurs. Il sera sans doute utile de planifier une réunion avec des collaborateurs de profils différents (commercial, innovation, technicien, financier) pour discuter des idées retenues, pour définir lesquelles sont réellement exploitables. Vous pouvez également solliciter l'opinion des salariés par vote.

Selon Luc de Brabandère, "il n'est pas nécessaire d'impliquer l'auteur de l'idée dans sa réalisation quand elle ne relève pas du domaine d'activité qui est le sien." Par contre, si l'idée est émise dans le domaine de compétence du contributeur, impliquez-le dans sa réalisation. C'est aussi une marque de reconnaissance à son égard.
 
3
  Pérenniser l'outil
Et toujours
Pour susciter la participation des salariés, le mieux est de communiquer régulièrement sur les objectifs de la boîte à idées pour l'entreprise, le devenir des idées effectivement sélectionnées, les récompenses ou impacts pour les auteurs. Précisez clairement s'il y a récompense ou pas, et si oui, de quoi il retourne. D'un autre côté, n'hésitez pas à effectuer de temps en temps une campagne sur tel ou tel sujet, parfois sous forme de consultation " Que pensez-vous de… ?".

Enfin, pour vérifier si votre boîte à idées sert vraiment l'entreprise, suivez l'évolution de certains indicateurs. Luc de Brabandère évoque ainsi le nombre d'idées par employé, le taux de mise en œuvre, le temps moyen de traitement des idées ou encore le coût de réalisation et les économies réalisées.
 
4
  Guider l'auteur

Pour éviter de perdre du temps, il est bon de prévoir un formulaire à remplir qui permettra de traiter les idées par domaine ou métier. Il pourra comporter un intitulé pour l'idée, un texte descriptif de quelques lignes auquel s'ajouteront un champ pour décrire l'intérêt ou l'apport de l'idée pour l'entreprise. "Les auteurs peuvent ajouter un mot clé à leurs idées ce qui permettra de les indexer automatiquement", ajoute Luc de Brabandère. Bien entendu, chaque formulaire devra comporter les nom et prénom de l'auteur, le service dans lequel il travaille, ainsi que le moyen de le contacter (e-mail ou téléphone).

 
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  Physique ou virtuelle ?
Pour aller plus loin
 
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Il existe deux types possibles de boîte à idées : physique ou virtuel. La première doit être stratégiquement placée, à la portée de tous, à côté de la machine à café par exemple, avec un crayon et du papier. La seconde, trouvera idéalement sa place sur l'Intranet. En optant pour un format électronique, la gestion et le traitement des idées peuvent s'en trouver grandement facilités, comme l'archivage d'ailleurs. Mais il faut garder à l'esprit que tout le monde n'est pas équipé d'un ordinateur. A juste titre, Luc de Brabandère rappelle que "le système de gestion des idées est variable d'une entreprise à l'autre et doit s'adapter à la culture, l'environnement, la taille ou les moyens de celle-ci."

 

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