09/01/2007
Mettre en place une boîte
à idées
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Susciter
la participation des salariés, organiser leurs propositions
et bien exploiter leurs idées, l'exercice est moins simple qu'il
n'y paraît. Voici comment s'y prendre pour qu'une boîte à idées
fonctionne. |
Les idées des salariés peuvent être
sources d'économies ou d'un renforcement de la compétitivité
pour l'entreprise. Mais avant d'arriver à ce résultat,
voici quelques conseils pour favoriser les contributions de
chacun et bien exploiter les propositions.
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Récompenser
les contributions |
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En premier lieu, "il faut encourager les personnes
à déposer des idées et récompenser
chaque idée donnée, pas uniquement celles
qui seront effectivement retenues", conseille Luc
de Brabandère, responsable du développement de
la créativité au Boston Consulting Group. On peut récompenser
soit l'auteur de l'idée, soit l'équipe.
Il peut s'agir aussi bien d'une prime, d'un avantage
en nature, chèque cadeaux, etc.
Si la récompense fait toujours plaisir, la démarche
participative est souvent désintéressée.
Le fait de faire appel aux salariés et d'exploiter
réellement les idées est déjà
en soit une reconnaissance de leurs compétences.
La boîte à idées peut d'ailleurs
s'avérer un excellent moyen pour faire remonter
les problèmes d'ordre organisationnel ou technique,
et par là même de repérer ceux qui
ont la capacité à déceler les freins
de l'entreprise et à proposer des solutions pour
y remédier. C'est un excellent argument sur lequel
communiquer pour motiver les salariés à
donner des idées.
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Sélectionner
et exploiter les idées |
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Suivant son usage, vous pouvez consulter tous les quinze
jours ou tous les mois la boîte et trier ce qu'elle
recèle. N'oubliez pas de répondre aux contributeurs.
Il sera sans doute utile de planifier une réunion
avec des collaborateurs de profils différents (commercial,
innovation, technicien, financier) pour discuter des idées
retenues, pour définir lesquelles sont réellement
exploitables. Vous pouvez également solliciter
l'opinion des salariés par vote.
Selon Luc de Brabandère, "il n'est pas nécessaire
d'impliquer l'auteur de l'idée dans sa réalisation
quand elle ne relève pas du domaine d'activité
qui est le sien." Par contre, si l'idée est
émise dans le domaine de compétence du contributeur,
impliquez-le dans sa réalisation. C'est aussi une
marque de reconnaissance à son égard. |
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Pour susciter la participation des salariés, le
mieux est de communiquer régulièrement sur
les objectifs de la boîte à idées
pour l'entreprise, le devenir des idées effectivement
sélectionnées, les récompenses ou
impacts pour les auteurs. Précisez clairement s'il
y a récompense ou pas, et si oui, de quoi il retourne.
D'un autre côté, n'hésitez pas à
effectuer de temps en temps une campagne sur tel ou tel
sujet, parfois sous forme de consultation " Que pensez-vous
de
?".
Enfin, pour vérifier si votre boîte à
idées sert vraiment l'entreprise, suivez l'évolution
de certains indicateurs. Luc de Brabandère évoque
ainsi le nombre d'idées par employé, le
taux de mise en uvre, le temps moyen de traitement des
idées ou encore le coût de réalisation
et les économies réalisées. |
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Pour éviter de perdre du temps, il est bon de
prévoir un formulaire à remplir qui permettra
de traiter les idées par domaine ou métier.
Il pourra comporter un intitulé pour l'idée,
un texte descriptif de quelques lignes auquel s'ajouteront
un champ pour décrire l'intérêt
ou l'apport de l'idée pour l'entreprise. "Les
auteurs peuvent ajouter un mot clé à leurs
idées ce qui permettra de les indexer automatiquement",
ajoute Luc de Brabandère. Bien entendu, chaque
formulaire devra comporter les nom et prénom
de l'auteur, le service dans lequel il travaille, ainsi
que le moyen de le contacter (e-mail ou téléphone).
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Physique
ou virtuelle ? |
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Il existe deux types possibles de boîte à
idées : physique ou virtuel. La première
doit être stratégiquement placée,
à la portée de tous, à côté
de la machine à café par exemple, avec
un crayon et du papier. La seconde, trouvera idéalement
sa place sur l'Intranet. En optant pour un format électronique,
la gestion et le traitement des idées peuvent
s'en trouver grandement facilités, comme l'archivage
d'ailleurs. Mais il faut garder à l'esprit que
tout le monde n'est pas équipé d'un ordinateur.
A juste titre, Luc de Brabandère rappelle que
"le système de gestion des idées
est variable d'une entreprise à l'autre et doit
s'adapter à la culture, l'environnement, la taille
ou les moyens de celle-ci."
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