Quatre principes pour rester maître à bord
Bien vivre les nouvelles technologies

"En moyenne, un cadre reçoit ou émet 150 e-mails par jour, soit un message toutes les quatre minutes, note Yves Lasfargue. Il faut donc apprendre à résister à la dictature de l'émetteur et à limiter les interruptions de travail pour prendre connaissance des messages. Ouvrir sa boîte aux lettres seulement deux à trois fois par jour suffit. En revanche, il faut savoir répondre dans un délai raisonnable pour éviter l'avalanche des messages de rappel." Bref, si les messages sont transmis instantanément, la réponse n'a pas à être immédiate en retour. Et pour mieux gérer votre courrier électronique, vous pouvez mettre en place des procédures de tri (en fonction de l'urgence ou de l'importance) ou de destruction automatique des mails, des fonctions que la plupart des logiciels de messagerie proposent. Ne négligez pas, non plus, les rapports humains. Si des problèmes ou des remarques vous sont notifiés par e-mail, n'hésitez pas à répondre par téléphone ou en face à face. Changer de support de communication pour les échanges permet de ne pas être dépendant des nouvelles technologies. Enfin, pour vous prémunir d'un flux de messages trop soutenu et non hiérarchisé, vous pouvez créer une seconde adresse e-mail réservée à un réseau de contacts prioritaires.

Pratique

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Pour ne pas dépendre des logiciels ou du matériel informatique, mieux vaut en comprendre et maîtriser leur mécanique. Si des logiciels comme Word s'apprennent parfois en solitaire, ce n'est pas toujours le cas pour d'autres programmes, et notamment pour Excel. Principal obstacle dans ce domaine : la crainte d'avouer son ignorance. La seule solution est alors d'effectuer une formation, ne serait-ce qu'en interne. Sur ce point, Yves Lasfargue distingue trois temps pour s'approprier un outil : la formation, le temps d'apprentissage et le temps de rodage. "Le premier temps ne doit pas durer plus de deux à trois jours, le but étant d'acquérir un minimum d'autonomie. Le deuxième temps dure de quatre à cinq semaines, pendant lesquelles l'utilisation d'un outil se fait sans atteindre une productivité à 100 %. Quant à la phase de rodage, la plus importante mais souvent la plus oubliée, elle peut durer plusieurs mois. Au cours de cette dernière période, la mise à disposition de temps, d'un tuteur ou d'une hotline pédagogique est essentielle, plus que la formation elle-même." Sachez également que si le temps vous manque, un informaticien ou un webmaster de votre entreprise saura vous expliquer l'essentiel. Une ou deux minutes peuvent suffire pour ne plus hésiter sur telle ou telle fonction. Vous pouvez également vous procurer un livre mode d'emploi afin de progresser pas à pas et de façon autonome. Mais dans tous les cas, il est inutile d'apprendre des fonctions dont vous ne vous servirez pas dans l'immédiat, au risque d'oublier avec le temps ce que vous avez compris. Pensez opérationnel et selon vos besoins immédiats.

"Avec les NTIC, nous passons de la gestion de la pénurie à la gestion de l'abondance d'informations, analyse Yves Lasfargue. Il faut donc apprendre à se débarrasser des données sans intérêt, et à distinguer l'abondance liée à l'extérieur, sur laquelle il est difficile d'agir, de celle liée aux pratiques internes, qui sont elles régulables." En clair, trop d'information risque de tuer l'information. Sur ce point, la logique des besoins doit également prédominer : il faut savoir limiter l'accès uniquement aux informations qui vous sont réellement utiles dans le cadre de votre travail. Une petite révolution dans la culture d'entreprise, l'accès aux informations étant bien souvent assimilé à une notion de pouvoir. Et afin d'améliorer la lisibilité des informations, n'hésitez pas à demander la mise en place de tableaux de bord qui vous permettront une lecture rapide, agrégée et selon vos attentes réelles. L'intranet est un support idéal pour ces indicateurs qui, pour encore plus de pertinence, peuvent également proposer un historique des données afin d'assurer un suivi dans le temps. Un dernier conseil : face à cet afflux de données, ne confondez pas controlling et management. La connaissance des informations permet d'avoir une vision claire de son environnement mais ne permet pas d'agir dessus.

Sommaire

Des outils indispensables Denis Ettighoffer (Eurotechnopolis Institut) Savez-vous travailler devant un ordinateur ? Nouveaux outils, nouveaux paradoxes

L'essor du téléphone mobile a considérablement modifié certaines habitudes de travail avec, comme principal risque, un parasitage mutuel entre l'univers professionnel et l'univers personnel. "Sur ce point, tout est question d'équilibre individuel", estime Yves Lasfargue. Pour trouver cet équilibre, il est important de prendre conscience de son temps de travail complet, décomposé en trois temps. Il y a tout d'abord le temps direct (au bureau, chez le client...), puis le temps indirect (chez soi) et enfin le temps induit (notamment lors des déplacements...). Pour chacun de ces temps, il vous faut définir des règles précises concernant votre téléphone portable. "Le mieux est d'avoir le courage d'éteindre son téléphone en soirée et le week-end afin de couper réellement." Et pour éviter les dérives, n'hésitez pas à limiter le degré de propagation de votre numéro de téléphone, si votre fonction le permet, ou à investir dans un second portable personnel, que vous utiliserez en dehors du travail.