Réussir son séminaire clients
Adopter la bonne stratégie

Réunir ses clients et ses commerciaux en dehors de l'entreprise est à la base du concept. Comment en faire une opération commerciale et de relations publiques réellement efficace ? Réponses.

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Changer d'air peut être bon pour les affaires. Les entreprises, y compris les petites, l'ont bien compris : passer quelques jours avec leurs clients, dans un cadre exotique ou décalé, est devenu pratique courante. Loin des bureaux et du stress quotidien, les échanges entre commerciaux et clients gagnent en convivialité. Toutefois, la durée du séjour, le lieu et le choix des activités sont des ingrédients clés pour que la recette fonctionne. Voici quelques conseils pour mener à bien de telles opérations.

Privilégier les formules courtes
A la grande différence des séjours "incentive", organisés pour motiver ses collaborateurs, le séminaire clients fait rarement l'objet d'un long voyage. L'invité, qui traite rarement avec une seule entreprise, ne peut pas, en effet, s'absenter longtemps. Deux ou trois jours est un bon compromis. Une bonne connaissance des disponibilités de ses clients peut cependant permettre d'envisager un séjour plus long, mais rarement au-delà d'une semaine. En conséquence, les destinations les plus prisées restent proches : l'Europe essentiellement (Italie, Portugal, Royaume-Uni ou Finlande par exemple) ou le pourtour méditerranéen (Maroc, Turquie).

On peut compenser un budget réduit en étant créatif ou en sachant saisir des opportunités."

Pierre-Olivier Carles

Quant à la la fréquence de ces événements, elle est très variable : une fois par an, parfois plus, leur rythme dépend de celui des messages à faire passer. Mais si un rendez-vous régulier est pris, il faut s'y tenir. "Une entreprise qui ne reconduit pas un séminaire qu'elle organisait régulièrement depuis plusieurs années envoie un signal négatif à ses clients qui se demanderont si elle va mal ou s'ils sont devenus moins importants", met en garde Pierre-Olivier Carles, dirigeant de l'agence Stonfield. Mieux vaut donc privilégier la discontinuité et organiser de tels événements quand l'actualité le réclame.

Un impératif : innover
L'objectif étant de permettre des échanges dans un cadre qui rompt avec l'ordinaire, ces séminaires doivent être agrémentés d'activités sportives, culturelles ou ludiques mais, dans tous les cas, décalées. Visite exclusive d'un musée, dîner sur scène de théâtre avec les acteurs, ski sur les dunes... Pour séduire le client, il faut avant tout innover. "Partir au Maroc ou en Laponie ne suffit plus : c'est l'originalité du contenu de l'événement qui compte désormais", témoigne Antoine Alexandre, responsable du pôle événementiel chez Connect Factory. Et pas besoin de casser la tirelire pour autant : "On peut compenser un budget réduit en étant créatif ou en sachant saisir des opportunités", renchérit Pierre-Olivier Carles.

Garder une cohérence durant le séminaire est également essentiel. "Il faut choisir une thématique en fonction de ses objectifs et décliner un fil rouge tout au long de l'événement", explique Antoine Alexandre. De ce choix dépendra le lieu, les activités, la communication voire les cadeaux éventuellement distribués aux invités. Cette thématique devra être une traduction du message que l'on souhaite faire passer, qu'il porte sur les caractéristiques d'un nouveau produit ou sur l'image de l'entreprise dans son ensemble.

Un outil de relations publiques avant tout
Le séminaire clients reste un lieu de travail pour les commerciaux de l'entreprise organisatrice. Des réunions, conférences ou ateliers sont souvent nécessaires pour faire passer le message que l'on souhaite. Le contenu dépend beaucoup de la cible que l'on vise. Des consultants ou des banquiers seront souvent plus sensibles à des présentations formelles en séances plénières. D'autres secteurs comme celui des nouvelles technologies apprécieront en revanche des activités plus décalées. "L'idéal est de pouvoir fusionner détente et travail, conseille Pierre-Olivier Carles. On peut en effet faire passer son message par les activités que l'on propose. Par exemple, organiser du ski dans les dunes de Dubaï permet de communiquer sur l'image de l'entreprise qui apparaît jeune et sympathique."

Il faut décliner un fil rouge tout au long de l'événement."

Antoine Alexandre, Connect Factory

Les dîners et les soirées sont un moment essentiel du séminaire car les commerciaux auront alors tout le loisir d'échanger avec leurs clients. Pour cela, mieux vaut privilégier un nombre réduit d'invités, environ 'une dizaine par commercial. De manière générale, le nombre d'invités ne doit pas dépasser la quarantaine si l'on veut les faire participer à des activités. Dégager du temps pour les face-à-face est primordial : le séminaire clients reste avant tout un outil de relations publiques.

La tendance : des séminaires de plus en plus courts
Avec la multiplication des séminaires et les disponibilités toujours réduites de leurs clients, les entreprises adaptent la formule en privilégiant les événements de courte durée : escapades d'un jour, dîners et soirées sont des formats de plus en plus prisés. La partie travail est alors réduite à son minimum : brève réunion en introduction, espace d'exposition des nouveaux produits et surtout échanges informels entre les clients et les commerciaux. Certaines entreprises inversent même les rôles : au lieu de demander à leurs clients de se déplacer, ce sont elles qui vont vers eux. Elles choisissent un événement (avant-première d'un film, dégustation de vin, concert...) et le transposent dans chacune des grandes villes où sont basés leurs partenaires. Une formule qui plaît beaucoup aux clients et qui permet de multiplier le nombre d'invités sans gréver le budget.

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