Réussir son séminaire clients
Maîtriser l'organisation

Un séminaire de trois jours nécessite plusieurs mois de préparation. Rien ne doit être mis de côté au risque de ternir l'image de votre entreprise. Voici quelques conseils pratiques pour ne pas décevoir vos meilleurs clients.

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Choisir la bonne stratégie

Sommaire

Dix idées de destination

Atout indéniable lorsqu'il est réussi, le séminaire clients peut au contraire véhiculer une très mauvaise image de l'entreprise si son organisation n'est pas parfaite. Aussi, mieux vaut être prévoyants et soigner les préparatifs jusque dans les détails. Car ce sont toujours les erreurs et les contretemps qui marquent les esprits.

Deux à trois mois de préparation
Une des premières garanties de la réussite d'un séminaire est le temps de préparation : plus les délais sont larges, mieux c'est. En moyenne, il est conseillé de s'y prendre deux à trois mois à l'avance. La priorité est d'arrêter une date, à la fois auprès des clients que l'on souhaite inviter et auprès des hôtels et des compagnies aériennes. Le choix du contenu du séminaire peut en revanche être reporté à plus tard.

L'accessibilité de la destination est un critère à ne pas sous-estimer."

Laure Dupont-Hury

Le choix de la destination doit tenir compte d'un certain nombre de contraintes techniques. En effet, il ne suffit pas seulement qu'elle soit attractive ou décalée pour satisfaire les invités. "L'accessibilité de la destination est un critère à ne pas sous-estimer, explique Laure Dupont-Hury, responsable du pôle Incentive et Séminaires chez Connect Factory. Avant d'opter pour Saint-Pétersbourg, par exemple, il faut garder à l'esprit qu'il n'y a qu'un seul vol quotidien en partance de Paris. Les invités auront donc beaucoup moins de flexibilité sur le choix de leur départ que si l'on opte pour une ville comme Lisbonne."

Rester souple sur les horaires et les jours de départ est en effet essentiel pour réunir un maximum de clients. Réserver des billets d'avion à prix de groupe présente l'inconvénient de restreindre la liberté des invités : il peut parfois être plus rentable de réserver les places peu de temps avant et aux horaires souhaités par les clients que de les voir se désister alors que les réservations sont faites.

Organiser en détail l'emploi du temps
Une fois la destination choisie, il reste à organiser le contenu du séjour dans le détail. Le séminaire commence dès les transferts. S'il est plutôt conseillé de ne rien organiser pendant les voyages en avion, les correspondances en bus doivent en revanche être animées, notamment si elles durent plus d'une heure. Commentaires d'un guide sur la région traversée ou activités ludiques autour du thème du séminaire, ces activités ont pour objectif de faire passer le temps plus vite, voire de détendre les invités et de les mettre en condition pour la suite du séjour.

Il faut toujours prévoir un plan B pour les sorties que l'on organise."

Pierre-Olivier Carles, Stonfield

Les activités que l'on peut proposer aux clients durant le séjour sont variées : sportives, culturelles, décalées, elles doivent dans tous les cas rester adaptées au public. Pour cela, il est nécessaire de bien connaître le profil de ses invités. Un questionnaire distribué aux participants avant le départ permet d'éviter certains impairs comme le méchoui servis aux végétariens ou les raids en VTT pour les non-sportifs. "L'important est de ne jamais obliger les invités à participer, conseille Pierre-Olivier Carles, dirigeant de l'agence Stonfield. Il faut toujours leur laisser la possibilité de suivre le groupe sans pratiquer l'activité." La réussite d'un séminaire passe aussi par l'anticipation des problèmes et contretemps potentiels. "Il faut toujours prévoir un plan B pour les sorties que l'on organise, continue Pierre-Olivier Carles. C'est particulièrement vrai pour les activités qui dépendent de la météo."

Enfin, il est essentiel de réserver du temps libre pour laisser les invités suivre leurs dossiers professionnels à distance. "Les clients ont généralement besoin de lire leurs mails et d'être en contact avec leur secrétaire quotidiennement, rappelle Laure Dupont-Hury. Il faut leur laisser en moyenne une heure le matin et une demi-heure à midi, avant ou après le repas." Les centres d'hébergement doivent pour cela être équipés d'un nombre de connexions Internet suffisant, en particulier dans les chambres.

Le retour, un moment à soigner
Si le séminaire en lui-même ne dure que deux ou trois jours, la période qui le suit doit également être mise à profit. Un questionnaire de satisfaction doit être remis au participant au moment ou peu après son retour. Mais les actions peuvent aller plus loin. Un souvenir du séjour peut être envoyé dans les semaines qui suivent. "Un cadre avec une photographie de l'invité prise dans un contexte valorisant pour lui peut être offert un mois après pour raviver ses souvenirs", suggère Pierre-Olivier Carles. Des informations sur les lieux traversés et une galerie de photographies peuvent être également diffusées au retour à l'ensemble des participants. "La mise en place d'un extranet est un moyen peu coûteux de prolonger l'événement", conseille Pierre-Olivier Carles.

La mesure du retour sur investissement d'un séminaire est en revanche plus délicate. Le calcul du coût effectif par client permet de comparer les différentes opérations commerciales entre elles, en fonction du niveau hiérarchique du destinataire. Mais il est difficile de savoir ce que l'organisation d'un tel événement a réellement changé dans le regard des clients invités, à moins de faire appel à des consultants spécialisés. "Le plus efficace est finalement d'arrêter les séminaires et de voir comment évoluent les affaires", reconnaît Pierre-Olivier Carles.

Quelques acteurs de référence pour l'organisation de séminaires clients (source : Le Journal du Management)
Entreprise	Effectif	Spécialité	Références
Accentiv'	170	Généraliste	SNCF, Renault, Caisses d'Epargne, Orange, Accor, Antalis...
A la carte Tours	NC	Etats-Unis	NC
Com'on dit	NC	Généraliste	Institut français du pétrole, Bonduelle, IBM, Ascential, Manitou...
Concept Event	NC	Généraliste	Renault, BNP Paribas, Groupama, Bouygues, Carrefour, Canon...
Connect Factory	130	Généraliste	Aventis, Microsoft, LVMH, Société Générale, Dassault Aviation...
Kyrriel	2	Sport automobile	NC
M2C Travel	4	Généraliste	Areva, Aventis, Elyo, Rhodia, La Poste, Total, Suez, Michael Page...
MC Voyages	NC	Maroc	Citroën, Crédit Agricole, CCF, Ernest & Young, Zolpan...
Motiv'Event	NC	En particulier, Sud-Ouest de la France et Amérique Latine	NC
Stonfield	NC	Généraliste	Gaz de France, VedioBis, Accenture, Panasonic, Unilever, Henkel...
Voyageurs du Monde	NC	Généraliste	Banques Populaires, BNP Paribas, Chronopost, Décathlon...
Wellcom	40	Généraliste	Steria, Unilog, Solucom...
Zitrocom Voyages	12	Généraliste	Rothelec, Valeo, AltéAd, Miko, Gameloft, L'Oréal, Unilog...