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| | La
communication ne doit pas se limiter à la hiérarchie © Getty | |
Le
reporting
"Le reporting est aujourd'hui relativement codifié
par les entreprises", estime Martine Miny. Il ne s'agit pas seulement de
faire remonter l'information au comité de pilotage mais de lui expliquer
à quel stade se situe le projet, quels sont les éventuels problèmes
à résoudre et lui soumettre des propositions. Les indicateurs et
la fréquence de reporting vous seront précisés dans la lettre
de mission. "Le reporting ne doit pas servir à se défausser
de ses responsabilités, prévient Martine Miny. Si le blocage se
trouve dans le champ de responsabilité du chef de projet, c'est à
lui de trouver la solution."
Un bon reporting ne doit pas rentrer dans
les détails mais fournir une vision générale de l'état
d'avancement du projet. Pour cela, on indiquera clairement la position sur le
planning prévisionnel. Puis on codifiera (+/-, mauvais/moyen/bon, sur une
échelle graduée...) les différents éléments
suivants : la situation générale, l'avancée technique, le
respect des coûts et des délais. D'autres catégories peuvent
être ajoutées telles que le respect de certaines procédures,
la qualité... La note accordée à chaque critère pourra
ensuite être brièvement commentée.
| "Le
reporting ne doit pas servir à se défausser de ses responsabilités" |
Le
document comprendra en outre un paragraphe sur les événements marquants
survenus depuis le dernier reporting. Si le projet est conséquent, vous
pouvez demander au préalable le même type de rapport aux différentes
entités métier, dont vous ferez la synthèse. Enfin, on indiquera
tout retard et/ou dépassement de budget qui serait d'ores et déjà
prévus.
Communiquer sur l'avancement du
projet
Il n'y a pas que le comité de pilotage qui doit être
tenu informé de l'avancement du projet. Pour Martine Miny, "la politique
de communication à l'intérieur du projet doit être soigneusement
établie.". Chacun des acteurs doit recevoir en temps et en heure les
informations nécessaires à sa bonne contribution. Elles peuvent
êtres assez différentes selon les cas et regroupent des données
techniques mais aussi des éléments sur le niveau d'avancement global
du projet et sur ce qui se passe au sein des autres équipes pouvant avoir
un impact. Cette communication permet en outre de maintenir la dynamique collective.
Si vous gardez votre activité courante, informez également votre
supérieur hiérarchique de l'avancement du projet. Il sera ainsi sensibilisé
à votre double activité.
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