3 clés pour reprendre le contrôle de son temps de travail

L’excès de collaboration a des effets négatifs sur la productivité, la communication et le bien être des employés. La santé de l’entreprise peut donc être rapidement affectée si il n’est pas maîtrisé.

Rob Cross, Reb Rebele et Adam Grant ont publié un article sur le sujet de l'excès de collaboration dans la Harvard Business Review. Ils y expliquent que 80% du temps de travail d’un collaborateur est consacré aux réunions, aux appels téléphoniques et aux courriels. "Dans la plupart des cas, 20% à 35% des collaborations à valeur ajoutée proviennent de seulement 3% à 5% des employés", précisent-ils. 


Dans cet article, ils définissent comme problème principal le temps passé par le collaborateur sur les demandes ad hoc de leurs collègues, en soulignant le fait que ces collaborateurs préfèrent former leurs collègues que faire le travail pour eux.Si contre productif qu’il soit, l'excès de collaboration et l’excès de communication sont symptomatiques de mauvaises habitudes de communication, de pratiques de partage des connaissances obsolètes, ainsi que de l'absence de procédures établies. L’utilisation des emails pour la communication interne est malheureusement encore la norme, et contribue fortement à la surcharge de communication. 

Ne pas avoir un système pour partager efficacement les connaissances à travers l'organisation multiplie également des communications qui auraient pu être facilement évitées si les collaborateurs étaient en mesure de trouver les informations eux-mêmes. Les réunions peuvent aussi être une source de perte de temps. Surtout quand elles n’ont pas un programme clair, un temps limité, et regroupent un trop grand nombre de personnes. Le manque de processus pour faciliter la collaboration se traduit également par des demandes de communication et de collaboration supplémentaires qui peuvent être évitées. En fin de compte, les pertes de temps sont causées par le manque de structure dans la collaboration et dans la façon dont les connaissances sont partagées, et conduisent ainsi à trop de demandes et de mauvaises habitudes de collaboration.Reprendre le contrôle de son propre temps est non seulement sain pour soi-même et sa carrière, mais c’est également nécessaire pour l’ensemble de l’entreprise. La plupart des conseils ci-dessous sont à mettre en pratique dans toute l’entreprise, sinon les effets seront limités dans le temps. 

Centraliser les connaissances 

Tout d'abord, l'information et la connaissance collective doivent être accessibles à tous les employés. Pour cela, il suffit de créer un référentiel de l'information déjà existante, et qui soit conçu pour évoluer et accueillir plus d'informations avec le temps. Il existe de nombreuses façons de créer un tel référentiel. Partager les informations sous forme numérique et les enregistrer sur les serveurs de l'entreprise, ou sur le cloud pour le rendre disponible partout. Les services cloud tels que Dropbox, Google Drive ou OneDrive peuvent par exemple jouer ce rôle. 

Optimiser la communication entre les collaborateurs

Le deuxième point est de communiquer en permanence toutes nouvelles informations et de les partager directement aux collaborateurs concernés. De cette façon ils savent que cette information est disponible et où la trouver quand ils en auront besoin. Une autre façon de réduire le bruit est de définir les processus et d’utiliser des modèles pour les différentes tâches et projets. Cela simplifie le suivi du travail et facilite l’accès aux bonnes informations. Ces processus peuvent également transformer des demandes ad hoc en demandes formelles qui entrent alors dans les responsabilités du collaborateur portant assistance. Réduire le nombre et la longueur des réunions contribue également à reprendre le contrôle. Puisque l'information peut être partagée plus facilement et est plus facilement disponible, de nombreuses réunions deviennent obsolètes. 

Structurer le travail autour d’outils collaboratifs

Enfin, structurer la collaboration autour d’un ensemble d'outils et de pratiques peut impacter positivement toute l’entreprise. La collaboration repose sur trois piliers principaux : la communication d'équipe, le partage des connaissances, et la gestion du travail. Structurer et formaliser la collaboration sur ces trois niveaux permettra de réduire efficacement les excès de collaboration et de communication.L’excès de collaboration est un phénomène qui doit être abordé avant qu’il ne conduise à des membres improductifs et éventuellement, au burnout des collaborateurs les plus sollicités. Choisir les bons outils pour l'optimisation de la gestion du temps de travail, permettra de travailler plus efficacement ensemble. L’accent doit donc être mis sur les applications de travail collaboratif car comme le dit Michael Jordan "Le talent permet de gagner des matchs, mais le travail d’équipe et l’intelligence permettent de gagner les championnats" .

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