Comprendre ce qu'est une digital workplace en 6 questions

Comprendre ce qu'est une digital workplace en 6 questions Pourquoi les suites comme Office 365 ou les outils type Slack ne sont pas des digital workplaces ? Quels sont les obstacles à cet environnement de travail numérique ?

La digital workplace est l'environnement numérique de travail ultime. Difficile à mettre en œuvre du fait d'un manque de maturité des éditeurs, elle n'est toutefois pas impossible à envisager.

1. Qu'entend-on par digital workplace ?

Il s'agit d'un environnement numérique permettant à un professionnel d'accéder à l'ensemble de ses informations de travail, qu'elles soient individuelles (notes, brouillons...) ou collectives (documents, données issues d'applications, d'espaces de travail partagés...). "Sur le papier, une digital workplace se compose typiquement d'un moteur de recherche, d'une gestion documentaire et d'un réseau social d'entreprise. Elle peut aussi intégrer des processus métier", détaille Ali Ouni, CEO du cabinet de conseils Spectrum Groupe.

Arnaud Rayrole, directeur général du cabinet Lecko, ajoute : "la digital workplace dépasse le périmètre des outils collaboratifs généralistes pour venir intégrer des applications collaboratives et métier plus spécifiques. "Cette plateforme viendrait en théorie englober les outils de gestion de projet et les réseaux sociaux d'entreprise verticaux (dans le CRM, la R&D...). Sa promesse ? Venir fédérer la diversité informationnelle et applicative d'une organisation au sein d'une plateforme de travail commune.

2. Une digital workplace se réduit-elle à un portail d'entreprise ?

Non. Un portail d'entreprise se contente de donner accès à plusieurs applications sans pour autant les intégrer entre elles. Il peut par exemple permettre d'ouvrir côte à côte une solution documentaire et un outil de gestion de projet, mais sans les combiner. Il s'adosse pour ce faire à un système d'authentification unique, permettant à l'utilisateur de s'identifier une fois pour accéder à toutes les applications sous-jacentes

3. Peut-on considérer G Suite (de Google) et Office 365 (de Microsoft) comme des digital workplaces ?

Pas vraiment. Ces offres sont constituées d'une myriade d'applications répondant à de multiples besoins (messagerie, création de documents, édition de contenu à plusieurs, gestion de projet, réseau social d'entreprise…). Mais les briques de ces suites demeurent globalement peu intégrées entre elles. Microsoft et Google enrichissent en permanence leurs plateformes pour ne pas se faire dépasser par de nouveaux entrants (Jive, Trello, Slack…). Mais ils privilégient la rapidité de développement et le time-to-market, au détriment de l'intégration. Il en résulte des environnements découpés en silos d'information, finalement assez éloignés d'une digital workplace.

"Même d'un point de vue structurel, ces offres pêchent en matière d'intégration. Si une entreprise a ouvert plusieurs comptes (ou tenants) Office 365 ou G Suite, par exemple pour chaque filiale, elle aura beaucoup de difficultés à les connecter", pointe Arnaud Rayrole. Quant à la combinaison de ces suites à des applications d'entreprise, elle est là encore en théorie possible, mais en réalité difficile à réaliser. "Microsoft comme Google proposent en effet des API. Elles sont cependant souvent légères et incomplètes, voire même parfois inexistantes pour certains outils", ajoute le consultant.

4. Les outils de team messaging comme Slack pourraient-ils jouer ce rôle ?

L'un des principaux points forts de Slack réside dans la large palette d'applications avec lesquelles il s'intègre,. Près de 800 au total. "A l'instar de Slack, les outils de team messaging proposent un environnement propice pour relever le défi de la socialisation des processus. Cela s'explique par leur simplicité et surtout leur mode de communication instantanée qui répond mieux qu'un réseau social à la logique synchrone du processus", souligne Jean de Laulanié, directeur technique et cofondateur de Spectrum Groupe. Les messageries collaboratives comme Slack, Hipchat ou Microsoft Teams donnent aussi la possibilité d'intégrer des applications sous forme de bots. Une approche intéressante car elle contribue à masquer la technologie au profit d'un agent conversationnel par nature plus intuitif.

Mais les outils de team messaging, parfois appelés chatOps, ne recouvrent qu'en partie les fonctionnalités d'une digital workplace digne ce nom. "Ils ne sont par exemple pas adaptés à la gestion documentaire, à la communication interne de type institutionnel ou au collaboratif asynchrone, qui est typiquement du domaine des réseaux sociaux d'entreprise", constate Ali Ouni. Bref, les chatOps ne représenteraient qu'une vision partielle de la digital workplace.

5. La digital workplace est-elle un mythe ?

Les deux consultants interrogés s'accordent sur ce point : la digital workplace pleinement intégrée n'existe pas sous forme de solution packagée. Arnaud Rayrole confirme : "les entreprises attendent des grands éditeurs qu'ils gèrent la fragmentation structurelle des applications collaboratives et métier, mais c'est quelque chose qu'ils peinent à réaliser. C'est un fait."

Reste une voie qui pourrait permettre d'atteindre cet objectif : s'orienter vers une plateforme modulaire dotée d'une marketplace d'applications. Un modèle qui, pour Ali Ouni, commence à gagner en maturité. "Certains éditeurs ont bien compris qu'ils ne pouvaient pas répondre à tous les besoins verticaux. Ils ont donc décidé de se doter d'une place de marché d'applications complémentaires fournies par des acteurs tiers", analyse le CEO de Spectrum Group, évoquant notamment les cas de Salesforce ou Atlassian. "Cette stratégie implique pour le fournisseur d'ouvrir toutes grandes ses API, mais également de se doter d'une charte de contribution pour faire en sorte que les apps soumises soient de qualité."

6. La marketplace BtoB est-elle vraiment la solution de digital workplace ultime ?

Non. L'entreprise ne trouvera pas forcément toutes les briques dont elle a besoin dans la plateforme retenue et sa marketplace associée. L'intégration d'applications additionnelles pourra se révéler nécessaire... "Il faudra bien étudier si le jeu en vaut la chandelle, notamment sur un créneau où de nouvelles applications et donc de nouveaux besoins apparaissent en permanence, avec le risque de conduire rapidement à une remise en question de l'environnement déployé", termine Arnaud Rayrole.

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