15 check-lists pour le travail La check-list de l'organisation de séminaire
1. Cadrer le séminaire
Déterminer l'objectif : travail, remobilisation, loisirs, décompression, commercial...
Négocier un budget avec la direction générale
En profiter pour obtenir si besoin les souhaits de la direction sur le séminaire
2. Fixer une date
Obtenir les souhaits des responsables sur la période à privilégier
Consulter quelques-unes des personnes invitées pour tester les dates éventuelles
Conserver un délai raisonnable jusqu'au séminaire pour avoir les moyens de l'organiser et pour maximiser le nombre de présents
Dès que la date est fixée, prévenir tous les participants
3. Choisir le lieu
Cibler la recherche : zone géographique, type de lieux (classique/moderne, ancien/neuf, équipements et services à disposition...)
Faire des recherches sur Internet en fonction des critères définis
Demander conseil à des collègues et à des proches dans d'autres entreprises
Solliciter un devis aux différents lieux sélectionnés et vérifier les disponibilités aux dates choisies
Faire éventuellement valider son choix final
4. Etablir un programme
Concevoir la trame du séminaire avec des plages horaires pour le travail et les loisirs
Déterminer les tâches à demander en interne : discours ou présentation à préparer, matériels à apporter...
Déterminer les tâches qui nécessitent une intervention extérieure : repas, transports, animations...
5. Solliciter les prestataires
Lister les services fournis avec le lieu : sonorisation, vestiaires, repas...
Pour les autres, contacter des prestataires pour obtenir des devis
Faire valider son choix si besoin
6. Mobiliser les participants
Solliciter les personnes avec des tâches précises en interne
Lancer une invitation générale avec le programme de la journée
Tenir les participants informés des éventuelles évolutions
Faire une piqure de rappel la veille du le séminaire
7. Réussir son séminaire
S'assurer de la présence de tous les intervenants
Veiller au bon déroulement du programme
Récolter les opinions sur l'organisation
Pour aller plus loin : Réussir ses séminaires internes