|
24/06/2005
Gérer les vacances
Préparer
son absence du bureau
|
Organiser son départ, désigner
une personne pour l'intérim, prévenir de son absence... La check-list pour ne
rien oublier avant de tout oublier. |
Vacances,
j'oublie tout. Mais avant de rêver à une sieste à l'ombre
des oliviers, il faut d'abord penser à régler quelques menus détails.
Car vacances rime surtout avec absence pour l'entreprise. Absence de suivi dans
les dossiers et auprès des clients, absence d'interlocuteur pour prendre
une décision et endosser les responsabilités, absence enfin auprès
des équipes pour éviter les tensions. Pour faire en sorte que cet
intermède soit le moins douloureux possible pour l'entreprise, mais aussi
pour les nerfs de celui qui part, quelques règles doivent être respectées
avant de partir en vacances.
Partir pendant une période creuse (le mois d'août est généralement
conseillé) et hors période de publication des résultats financiers
si possible.
Désigner
une personne pour assurer l'intérim et prendre les décisions
à votre place."Mon adjoint me remplace pendant mes vacances, explique
Christian Le Cornec, directeur régional de France Télécom
en Bretagne. Pour que cela soit efficace, il est important d'avoir tous les deux
une bonne complicité tout au long de l'année. Je partage en permanence
des informations avec lui pour qu'il puisse rapidement prendre la main sur les
dossiers en mon absence, que ce soit l'été ou pendant des congés
plus courts."
Prévenez
vos principaux interlocuteurs de votre absence et installez une réponse
automatique sur votre adresse mail et vos répondeurs téléphoniques
(fixe et portable) indiquant votre période de congé et un interlocuteur
à contacter. Le mieux étant de renvoyer les gens vers la personne
qui assure l'intérim.
Dans
la mesure du possible, essayez de faire aboutir les dossiers en cours pour
partir en congés l'esprit libre. Sinon, informez vos collaborateurs
de ces dossiers pour qu'ils assurent un suivi pendant votre absence. "Dans
le mois qui précède mes vacances d'été, je liste les
dossiers en cours dans un tableau, j'y indique l'objet, la suite à donner
et je joins éventuellement un mail ou un courrier lié au sujet.
L'année dernière, ce récapitulatif contenait une quarantaine
d'affaires", précise Christian Le Cornec.
Faites
le vide. La veille de vos congés et le jour de votre retour, abstenez-vous
de prendre des rendez-vous pour vous laisser du temps pour préparer
les derniers points avant de partir et, au retour, traiter le courrier et les
affaires urgentes. Evitez aussi, dans la mesure du possible, de fixer des rendez-vous
importants deux jours avant et après vos congés.
Utilisez
pleinement les technologies. Le téléphone portable est un
gage de tranquillité : il offre la possibilité à votre
remplaçant ou à vos proches collaborateurs de pouvoir vous joindre
à tout moment en cas d'urgence. Pour vous aussi, c'est un lien avec votre
entreprise, un outil qui peut vous rassurer si vous êtes inquiets du déroulement
de certains dossiers. Vous pouvez associer à cela d'autres terminaux comme
un PDA BlackBerry, Smartphone, etc.
 Je
lis mes mails en vacances mais c'est mon adjoint qui y répond."
Christian
Le Cornec (France Télécom) |  |
"J'emporte avec moi un ordinateur portable
équipé de Business Everywhere [une solution développée
par France Télécom pour permettre de se connecter à l'Intranet
de son entreprise en situation nomade, ndlr]. J'ai aussi un PDA, le Treo 600,
qui me permet de consulter mes mails - que je lis mais auxquels je ne réponds
pas - et de synchroniser mon agenda à tout moment", souligne
le directeur régional de France Télécom en Bretagne. Un vrai
plus par rapport à l'époque où seul le fax et le téléphone
fixe vous reliaient à l'entreprise mais un lien permanent qui vous empêche
aussi de décrocher complètement pendant les vacances.
Rangez
votre bureau, profitez-en pour trier tout ce qui traîne et répondre
au courrier qui traîne. Ce conseil est aussi valable pour sa boîte
mail. Le départ en vacances peut être l'occasion de nettoyer ses
mails, supprimer ceux qui n'ont plus d'intérêt et classer ceux qu'il
faut conserver.
Le
cas échéant, pensez aussi à votre plante verte. Elle
aussi a besoin d'être confié à un "suppléant"
qui en prendra soin pendant votre absence.
Un témoignage,
une question, un commentaire sur ce dossier ?
Réagissez
|
|
