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Journal du Net > Management >  Dossier : Gérer les vacances - Préparer son absence du bureau
ENTREPRISE
 
24/06/2005

Gérer les vacances
Préparer son absence du bureau

Organiser son départ, désigner une personne pour l'intérim, prévenir de son absence... La check-list pour ne rien oublier avant de tout oublier.
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Les destinations phares

Les destinations phares
Quitter le bureau
Faire un vrai break
Philippe Salle (Vediorbis)
Jacques Guers (Xerox)
Vacances, j'oublie tout. Mais avant de rêver à une sieste à l'ombre des oliviers, il faut d'abord penser à régler quelques menus détails. Car vacances rime surtout avec absence pour l'entreprise. Absence de suivi dans les dossiers et auprès des clients, absence d'interlocuteur pour prendre une décision et endosser les responsabilités, absence enfin auprès des équipes pour éviter les tensions. Pour faire en sorte que cet intermède soit le moins douloureux possible pour l'entreprise, mais aussi pour les nerfs de celui qui part, quelques règles doivent être respectées avant de partir en vacances.

Partir pendant une période creuse (le mois d'août est généralement conseillé) et hors période de publication des résultats financiers si possible.

Désigner une personne pour assurer l'intérim et prendre les décisions à votre place."Mon adjoint me remplace pendant mes vacances, explique Christian Le Cornec, directeur régional de France Télécom en Bretagne. Pour que cela soit efficace, il est important d'avoir tous les deux une bonne complicité tout au long de l'année. Je partage en permanence des informations avec lui pour qu'il puisse rapidement prendre la main sur les dossiers en mon absence, que ce soit l'été ou pendant des congés plus courts."

Prévenez vos principaux interlocuteurs de votre absence et installez une réponse automatique sur votre adresse mail et vos répondeurs téléphoniques (fixe et portable) indiquant votre période de congé et un interlocuteur à contacter. Le mieux étant de renvoyer les gens vers la personne qui assure l'intérim.

Dans la mesure du possible, essayez de faire aboutir les dossiers en cours pour partir en congés l'esprit libre. Sinon, informez vos collaborateurs de ces dossiers pour qu'ils assurent un suivi pendant votre absence. "Dans le mois qui précède mes vacances d'été, je liste les dossiers en cours dans un tableau, j'y indique l'objet, la suite à donner et je joins éventuellement un mail ou un courrier lié au sujet. L'année dernière, ce récapitulatif contenait une quarantaine d'affaires", précise Christian Le Cornec.

Faites le vide. La veille de vos congés et le jour de votre retour, abstenez-vous de prendre des rendez-vous pour vous laisser du temps pour préparer les derniers points avant de partir et, au retour, traiter le courrier et les affaires urgentes. Evitez aussi, dans la mesure du possible, de fixer des rendez-vous importants deux jours avant et après vos congés.

Utilisez pleinement les technologies. Le téléphone portable est un gage de tranquillité : il offre la possibilité à votre remplaçant ou à vos proches collaborateurs de pouvoir vous joindre à tout moment en cas d'urgence. Pour vous aussi, c'est un lien avec votre entreprise, un outil qui peut vous rassurer si vous êtes inquiets du déroulement de certains dossiers. Vous pouvez associer à cela d'autres terminaux comme un PDA BlackBerry, Smartphone, etc.

Je lis mes mails en vacances mais c'est mon adjoint qui y répond."
Christian Le Cornec (France Télécom)
"J'emporte avec moi un ordinateur portable équipé de Business Everywhere [une solution développée par France Télécom pour permettre de se connecter à l'Intranet de son entreprise en situation nomade, ndlr]. J'ai aussi un PDA, le Treo 600, qui me permet de consulter mes mails - que je lis mais auxquels je ne réponds pas - et de synchroniser mon agenda à tout moment", souligne le directeur régional de France Télécom en Bretagne. Un vrai plus par rapport à l'époque où seul le fax et le téléphone fixe vous reliaient à l'entreprise mais un lien permanent qui vous empêche aussi de décrocher complètement pendant les vacances.

Rangez votre bureau, profitez-en pour trier tout ce qui traîne et répondre au courrier qui traîne. Ce conseil est aussi valable pour sa boîte mail. Le départ en vacances peut être l'occasion de nettoyer ses mails, supprimer ceux qui n'ont plus d'intérêt et classer ceux qu'il faut conserver.

Le cas échéant, pensez aussi à votre plante verte. Elle aussi a besoin d'être confié à un "suppléant" qui en prendra soin pendant votre absence.


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