Mieux utiliser Word
Construire un sommaire dynamique

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Sommaire

Le travail collaboratif

Fini, le sommaire réalisé laborieusement, dont on doit sans cesse modifier la pagination. Terminé, les numéros de page qui ne s'alignent pas en bout de ligne. Aux oubliettes, les titres qui changent d'aspect d'un paragraphe à l'autre. Word sait produire automatiquement des tables des matières, dont vous ne pourrez bientôt plus vous passer. Qui plus est, les titres qui composent ces sommaires sont des liens hypertexte, sur lesquels il suffit de cliquer pour atteindre la partie correspondante du document. Particulièrement utile pour rechercher de l'information dans les documents volumineux. Convaincus ? Alors, voyons comment s'y prendre.

Appliquer des styles aux titres et sous-titres
Pour que Word puisse générer automatiquement une table des matières, il faut avoir associé à chaque titre et sous-titre du document un niveau hiérarchique. Chaque niveau hiérarchique a une mise en forme qui lui est propre, que l'on appelle un "style". Si cela est correctement fait, générer une table des matières n'est plus ensuite qu'un jeu d'enfant.

Le principe
Vous voulez que les titres de plus haut niveau hiérarchique apparaissent en caractères gras, taille 14. Vous allez définir un style "Titre 1" qui correspond à ces caractéristiques. Lorsque vous écrirez un titre de ce niveau hiérarchique, vous n'aurez plus besoin de mettre en gras et de changer la taille de la police à chaque fois : il suffira de lui appliquer le style Titre 1. Il est possible de définir plusieurs niveaux hiérarchiques de titres et sous-titres. Il faut alors penser à respecter l'ordre suivant : Titre 1 pour les titres, Titre 2 pour les sous-titres, Titre 3 pour les sous sous-titres et ainsi de suite.

Comment voir les styles utilisés ?
Deux possibilités existent.
Le style du paragraphe où se situe le curseur est indiqué dans la barre d'outils Mise en page. Pour la faire apparaître, allez dans le menu Affichage, choisissez Barre d'outils puis sélectionnez Mise en page.

En mode d'affichage normal et non en mode page, vous pouvez également faire apparaître le style en allant dans le menu Outils et en choisissant Options. Dans l'onglet Affichage, tapez une valeur (par exemple 1 cm) dans le champ Largeur de la zone de style. Une colonne apparaît à gauche de votre document, qui indique le style de chaque paragraphe.

Appliquer un style
Placez le curseur dans le paragraphe (ou titre) auquel vous souhaitez appliquer un style, puis choisissez, dans le champ style de la barre d'outils Mise en page, celui que vous voulez.

Modifier les styles existants
Dans le menu Format, choisissez "Styles et mises en forme" (ou cliquez sur l'icône de la barre d'outils).
Un volet apparaît où vous allez pouvoir, très simplement, personnaliser les styles de Word.
Sélectionner le style que vous voulez modifier.
Choisissez "Modifier le style" après avoir appuyé sur la flèche pointant vers le bas.
Dans la fenêtre qui apparaît, choisissez la mise en forme que vous désirez (police, taille, gras, italique, souligné, couleur, alignement, etc).

Créer ses propres styles
Là encore, deux façons de faire.
Dans le même volet "Styles et mises en forme" que précédemment, choisissez "Nouveau style". Dans la fenêtre qui apparaît, choisissez la mise en forme que vous désirez.
Ou bien encore, mettez en forme le texte que vous êtes en train de taper, par exemple en lui appliquant une taille de police égale à 18, ouvrez le volet "Styles et mises en forme", choisissez "Nouveau style" et donnez-lui un nouveau nom.

Un problème récurrent...
Selon Jean-Michel Ottensen, formateur chez Adiscos, une difficulté apparaît souvent : "Depuis la version 2000 de Word, beaucoup d'opérations sont automatisées. Et il arrive qu'au moment où l'on est en train de modifier un style, Word reprenne la main et définisse les titres sans votre accord. On est alors obligé de revenir sur chaque définition de titre." La seule façon d'éviter ce problème est, au moment de l'installation de Word sur votre ordinateur, de ne pas installer les fonctionnalités correspondantes.

Créer la table des matières
Word va construire le sommaire automatiquement à partir des titres du document. Attention toutefois : par défaut, il ne prendra en compte que les titres auxquels vous aurez associé un style de titre (Titre 1, Titre 2, etc)

Générer la table
Placez le curseur à l'endroit où vous voulez insérer le sommaire. Dans le menu Insertion, cliquez sur "Référence" puis sur "Table et Index". Ouvrez l'onglet "Table des matières".

Il vous faut choisir :
le nombre de niveaux hiérarchiques que vous voulez faire apparaître dans la table des matières
une présentation de la table, dans la liste Formats. Un aperçu permet de visualiser le résultat.
Dans le sommaire généré, les titres, même s'ils ne sont pas soulignés, sont des liens : ils conduisent vers leur emplacement dans le texte.

Mettre en forme et mettre à jour la table des matières
Une fois le sommaire produit, vous pouvez par exemple vouloir lui appliquer une police différente. Sélectionnez la table et mettez-la en forme. "Il n'est en revanche pas possible de mettre en forme ligne par ligne, note Jean-Michel Ottensen. C'est un inconvénient de Word : on ne peut changer la forme du sommaire que dans sa globalité."
Si vous modifiez le corps du document (rajout ou suppression de texte, changement d'intitulé de titre, etc), n'oubliez pas d'actualiser la table des matières pour que ces modifications soient prises en compte. Pour ce faire, activez la table (en cliquant dedans), puis tapez sur F9.
A noter que vous perdrez toute mise en forme faite précédemment. Il vaut donc mieux ne modifier la forme du sommaire qu'en dernier lieu.

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