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Journal du Net > Management > Dossier : Mieux utiliser Word - Travailler à plusieurs sur un même document

CARRIERE

05/04/2006

Mieux utiliser Word
Travailler à plusieurs sur un document

Suivi des modifications sur un document, comparaison entre deux textes, protection des fichiers Certaines fonctionnalités de Word permettent de faciliter et de sécuriser le travail collaboratif. Ce qu'il faut savoir pour les mettre en oeuvre.

40 raccourcis-clavier

Travailler à plusieurs sur un même document est chose courante mais au-delà de deux personnes, l'exercice se révèle délicat quand il s'agit de définir des droits et faire l'historique des modifications et de leur pertinence. Pour éviter que l'opération ne tourne au cauchemar, il existe dans Word des fonctionnalités facilitant le travail collaboratif... A condition de savoir s'en servir.

Afficher le suivi des modifications
Plus besoin de multiplier les versions d'un même document. L'outil "Suivi des modifications" de Word permet de suivre à la trace les modifications subies par un texte.

Le principe
Lorsque la fonction est activé, toutes les modifications effectuées sur un document, que ce soit des suppressions, des ajouts ou des changements dans la mise en forme, sont signalées par une modification du format. Ainsi, par défaut, les ajouts sont soulignés et les suppressions barrées en même temps que s'affiche un message indiquant l'auteur, le jour et l'heure de la modification.

On accède à cette fonctionnalité par le menu "Outils", puis "Suivi des modifications". Une barre d'outils apparaît et le symbole grisé "REV" en bas de l'écran devient noir. Vous êtes alors en mode "Révision". Toutes les modifications que vous effectuerez seront matérialisées.

Gérer les options
Le destinataire du document corrigé peut décider d'accepter ou de refuser les modifications à l'aide des raccourcis présents sur la barre d'outils. Il est possible de faire de même en cliquant sur le bouton droit de la souris après s'être positionné sur la modification.

Différentes options d'affichage sont proposées par Word dans cette même barre d'outils, au niveau du menu déroulant à l'extrême gauche de la page. "Final avec marques" présente le document avec les modifications que vous venez de faire, ainsi qu'une notification dans la marge de l'action que vous avez effectuée. Son symétrique est "Original avec marques". Dans ce cas, les modifications que vous avez effectuées n'apparaissent pas dans le texte mais seulement sous forme d'une note dans la marge. Il est également possible de visionner le document avant ou après les modifications, sans les notes de marge et les changements de style, en choisissant respectivement "Original" ou "Final". Chaque utilisateur du document a sa couleur. Elles peuvent être modifiées dans l'onglet "Modifications" du menu "Outils-Options".

Insérer des commentaires
Comme sur une feuille de papier classique, il est possible d'accompagner la modification effectuée d'un commentaire explicatif. Pour cela, il faut sélectionner le texte que l'on souhaite annoter et cliquer sur l'icône "Insérer un commentaire" de la barre d'outils. L'auteur, la date et l'heure de l'ajout du commentaire apparaîtront lorsque l'utilisateur pointera sa souris dessus.

Mode Révision : pour éviter les risques...
Le mode "Révision" de Word présente de nombreux avantages mais également des risques. Nul n'a en effet envie que le destinataire final, sa hiérarchie et encore moins un client ou la presse, puisse voir les annotations et changements qui ont été réalisés sur le document. Pour cela, toutes les modifications doivent avoir été acceptées ou refusées et les commentaires doivent avoir été effacés. Le destinataire d'un document Word peut pourtant, dans certains cas, faire apparaître ces modifications (voir article du Journal du Net Solutions ). "Le meilleur moyen de se protéger reste donc de transformer son document Word en PDF", explique Mathieu Coquant, formateur chez Connaissances Network.

Comparer des documents
Si vous n'avez pas utilisé le suivi des modifications pendant les allers et retours de votre document, rien n'est perdu pour autant. Word propose aussi une fonctionnalité de comparaison des documents. Il faut dans un premier temps ouvrir l'un des fichiers que vous souhaitez comparer. Vous sélectionnez ensuite "Comparaison et fusion de documents" dans le menu "Outils". Une fenêtre apparaît, vous demandant de choisir le fichier que vous souhaitez comparer à celui préalablement ouvert. Quand il a été sélectionné, vous pouvez cliquer sur "Fusionner". Le texte commun aux deux documents apparaît en noir. Le texte présent dans le premier mais absent dans le second apparaît en bleu et inversement celui présent dans le second et absent dans le premier apparaît en rouge. Les paragraphes déplacés apparaissent deux fois, dans les couleurs correspondantes. Vous pouvez alors accepter ou refuser les modifications à votre convenance.

Protéger un document
Si vous ne souhaitez pas que certains de vos collaborateurs puissent modifier le document que vous leur envoyez, vous pouvez le protéger. Deux solutions sont possibles. Vous pouvez vous rendre dans "Options" du menu "Outils" et choisir l'onglet "Sécurité". Là vous pouvez opter pour un mot de passe qui sera demandé à chaque ouverture du document. Dans "Options avancées", vous pouvez choisir le type de cryptage "RC4, Microsoft Enhanced Cryptographic Provider v1.0", plus efficace quoique non infaillible.

Définir des droits
En choisissant, "Protéger le document" dans le menu "Outils", vous accédez à plusieurs options de protection (voir ci-contre) : permettre uniquement la lecture et non la modification du document ("Aucune modification"), permettre de remplir des zones délimitées uniquement ("Remplissage de formulaires"), autoriser le seul ajout de commentaires ou de marques de révision. Ces restrictions peuvent être modulées en fonction de l'identité du destinataire.

Astuces et conseils

"L'espace de travail partagé" de Word. Le logiciel de Microsoft propose dans le menu "Outils" de créer un "Espace de travail partagé". "Le document Word est alors mis sur une base partagée, permettant à chaque collaborateur de travailler sur le même support, explique Mathieu Coquant. Mais l'utilisation de cet outil demande que tous les ordinateurs soient sous la même version de Word. Or, tout le monde ne fait pas toujours toutes les mises à jours proposées." Un réseau interne à l'entreprise permet l'accès à ces fonctionnalités de manière bien plus simple.

Raccourci clavier. Pour passer un document en mode Révision, c'est-à-dire décider que toutes les modifications que vous allez effectuer sur le texte soient matérialisées, vous disposez du raccourci Ctrl + MAJ + R. Ce même raccourci permet également de désactiver le mode Révision.