Intranet
Rhodia automatise ses fonctions administratives

Pour la gestion des congés payés, des notes de frais ou des demandes de formation, le groupe de chimie s'appuie sur son intranet. Le zéro papier est devenu une réalité.

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Depuis 2002, le groupe de chimie Rhodia a mis en place en France plusieurs dispositifs de gestion administrative des ressources humaines entièrement informatisés. Ces dispositifs, qui ont été déployés sur l'intranet groupe dont les premières briques remontent à 1995, se scindent en deux familles. D'un côté, un premier applicatif couvre le pilotage du temps de travail et permet de gérer les RTT, les demandes de congés, le temps de présence… Le tout avec un objectif précis : atteindre le zéro papier. De l'autre côté, un second applicatif se penche sur la gestion des notes de frais, des demandes de voyages ou des réservations d'hôtel. Avec cet autre outil, l'objectif est que les ordres de missions soient directement créés par les salariés.

Pour ces deux applications, la confidentialité de chaque salarié est assurée par un login et un mot de passe. Mais parmi les 18.000 collaborateurs que compte le groupe, dont 8.000 en France, tous n'ont pas accès aux mêmes fonctionnalités face à ces services. Les employés font par exemple état, via intranet, de leur temps de travail. Puis tous les mois, les cadres sont chargés de valider, également via intranet, le temps de travail de chaque salarié placé sous sa responsabilité.

Selon ce même principe, le suivi et la validation des demandes de RTT ou de congés épousent la logique hiérarchique. Les demandes sont signalées via l'intranet, les cadres et responsables RH étant alors alertés et pouvant valider les jours demandés. "En revanche, nous n'avons pas automatisé le refus d'une demande de congés, ce qui est d'ailleurs très rare, précise Jacques-Benoît Le Bris, directeur de l'activité e-business et responsable des nouvelles technologies chez Rhodia. Dans ce cas, la hiérachie répond par téléphone ou par e-mail au salarié."

Une connaissance plus précise de la situation" Jacques-Benoît Le Bris

Concernant le suivi des notes de frais, les demandes de remboursement sont déposées en ligne et partent directement vers la comptabilité après validation du responsable hiérarchique direct. "Le salarié reçoit alors automatiquement une alerte e-mail signalant que sa demande a bien été prise en compte", détaille Jacques-Benoît Le Bris. La même logique est utilisée pour la gestion des voyages d'affaires.

Dans l'ombre de ces deux services, il existe un troisième dispositif RH, et non des moindres, accessible par tous les salariés depuis l'intranet. Ce dispositif concerne les procédures RH, telles que les demandes d'augmentation ou de formation. Des formulaires au format Word sont téléchargeables en ligne par les salariés qui, après les avoir remplis, sont transférés par e-mail à qui de droit.

Après trois années d'utilisation, ces services RH ont atteint les objectifs fixés par la direction : zéro papier et responsabilisation des salariés. "Ces outils nous offrent en plus une connaissance précise de la situation et un reporting dans un langage commun", ajoute Jacques-Benoît Le Bris, qui avoue également que le déploiement de ces outils posent un nouveau problème en termes d'organisation  : le travail de secrétariat glisse peu à peu vers les cadres.

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"Un ingénieur coûte plus cher qu'une assistante. Or vérifier la réservation de l'hôtel, retirer des billets d'avion, remplir des notes de frais, prend un temps certain et la production de l'employé sur sa tâche première en est d'autant diminuée, explique Jacques-Benoît Le Bris. L'enjeu est donc d'arriver à automatiser ces fonctions le plus possible. Nous avons commencé avec les notes de frais, mais ce n'est pas encore parfait. Le reporting des dépenses faites par les cartes American Express alimente automatiquement notre système de gestion des notes de frais. Mais tout le monde ne paye pas par carte, et encore moins par American Express."

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