15 check-lists pour le travail La check-list de l'organisation de séminaire

 

1. Cadrer le séminaire

Déterminer l'objectif : travail, remobilisation, loisirs, décompression, commercial...

Négocier un budget avec la direction générale

En profiter pour obtenir si besoin les souhaits de la direction sur le séminaire

 

2. Fixer une date

Obtenir les souhaits des responsables sur la période à privilégier

Consulter quelques-unes des personnes invitées pour tester les dates éventuelles

Conserver un délai raisonnable jusqu'au séminaire pour avoir les moyens de l'organiser et pour maximiser le nombre de présents

Dès que la date est fixée, prévenir tous les participants

 

3. Choisir le lieu

Cibler la recherche : zone géographique, type de lieux (classique/moderne, ancien/neuf, équipements et services à disposition...)

Faire des recherches sur Internet en fonction des critères définis

Demander conseil à des collègues et à des proches dans d'autres entreprises

Solliciter un devis aux différents lieux sélectionnés et vérifier les disponibilités aux dates choisies

Faire éventuellement valider son choix final

 

4. Etablir un programme

Concevoir la trame du séminaire avec des plages horaires pour le travail et les loisirs

Déterminer les tâches à demander en interne : discours ou présentation à préparer, matériels à apporter...

Déterminer les tâches qui nécessitent une intervention extérieure : repas, transports, animations...

 

5. Solliciter les prestataires

Lister les services fournis avec le lieu : sonorisation, vestiaires, repas...

Pour les autres, contacter des prestataires pour obtenir des devis

Faire valider son choix si besoin

 

6. Mobiliser les participants

Solliciter les personnes avec des tâches précises en interne

Lancer une invitation générale avec le programme de la journée

Tenir les participants informés des éventuelles évolutions

Faire une piqure de rappel la veille du le séminaire

 

7. Réussir son séminaire

S'assurer de la présence de tous les intervenants

Veiller au bon déroulement du programme

Récolter les opinions sur l'organisation

 

 Pour aller plus loin : Réussir ses séminaires internes

Efficacité au travail