Le travail collaboratif à l'heure du réseau social d'entreprise

Définition de la notion de travail collaboratif

Qu'est-ce qu'un logiciel collaboratif (Groupware) ?

Logiciel qui permet à des utilisateurs reliés par un réseau informatique de travailler ensemble. Les premières fonctions remplies par ces applications, dont Lotus Notes a été un des précurseurs, consistaient à partager des messageries, des agendas, des bases de documents. Depuis évidemment, les messageries Internet sont passées par là et les logiciels de groupware ont tendance à être éclipsés au profit des applications de Web collaboratif.


Qu'entend-t-on par "collaboratif Web" ?
Par définition, le collaboratif Web passe par la mise en oeuvre d'un intranet composé de fonctions dites collaboratives, permettant de dématérialiser les processus, flux de communication, et tâches de collaboration entre plusieurs intervenants. Les technologies collaboratives existaient bien avant l'apparition du Web : appelées solutions de groupware, elles sont apparues suite à l'arrivée des serveurs transactionnels à la fin des années 1980, et Lotus Notes (depuis racheté par IBM) en a été l'un des fleurons. Les outils en question, et leurs équivalents à interface Web aujourd'hui, sont conçues pour relier localement en réseau des utilisateurs, et ainsi leur proposer notamment des fonctions de partage de messagerie, d'agendas et de systèmes de fichiers, de gestion de projets, de réseau social d'entreprise, avec pour objectif de proposer un premier niveau de gestion en commun des connaissances.
 
Quels types de possibilités recouvre t-il ?
Se présentant sous la forme de plate-forme modulaire, les outils collaboratifs Web intègrent en général quatre grands types de composants :
Des services de communication (messagerie, messagerie instantanée, mailing lists, chat, webmeeting, visio-conférence, etc.),
 Des services de coordination des tâches (gestion de formulaires, workflow, etc.),
  Des services de partage de ressources et d'applications (agenda, gestion de tâches, plate-forme de fichiers, tableau blancs virtuels, etc.),
 Des services de partage de connaissances et de réseau social d'entreprise (échange d'informations, gestion de contenu, recherche, etc.).
L'ensemble de ces composants étant typiquement publiables sous la forme de portlets au sein d'une infrastructure de portail - livrée ou non avec la solution.

Quelles catégories de salariés cibler ?
Le collaboratif Web s'adapte mieux à certains métiers, pour lesquels le partage d'informations et la réflexion en groupe sont fondamentales. Parmi eux, on compte notamment le marketing, l'informatique ou encore la R&D. Plus éloigné de cette préoccupation de coopération en équipe, le personnel administratif et de production est généralement plus attaché aux approches de workflow au sens strict, centré sur l'optimisation des tâches, et les commerciaux intéressés par les systèmes de gestion de contenu plus personnalisés et individualisés pour gérer contacts et supports.

Quel rapport entre collaboratif Web et gestion des connaissances ?
Le collaboratif Web a pour objectif central de mettre en commun l'expérience, l'expertise métier, et plus largement les connaissances de chacun, en vue d'aboutir à la création d'un nouveau savoir utile à l'entreprise. Intégrant également les documents issus des systèmes de gestion de contenu traditionnels (workflow), le collaboratif s'appuie sur le Knowledge Management (KM) pour transmettre le savoir qu'il a produit. KM et collaboratif sont par conséquent intimement liés. Comment en effet imaginer l'idée de collaboration sans pouvoir disposer des moyens permettant de capitaliser sur les connaissances issues cette démarche ? Le KM apporte l'ensemble des outils pour consulter de façon intelligente ces contenus : de la recherche à la classification, en passant par la cartographie des compétences.

A cet égard, les réseaux sociaux d'entreprise (RSE), apparus à la fin de la décennie 2010, apportent une dimension plus informelle à la gestion des connaissances. Ils permettent en effet aux salariés de créer des groupes d'échange et de partage par affinités de compétences et de projets.

Quid des nouvelles formes de collaboration, de type blog, Wiki et Réseau social d'entreprise ?
Créés à l'origine pour faciliter la gestion des sites personnels, les blogs commencent à être exploités comme outil collaboratif par les entreprises. En ligne de mire : la volonté de dynamiser le travail en équipe. Ces dispositifs de publication, souvent basés sur des briques Open Source, font l'objet de quelques projets pilotes en France. C'est notamment le cas au sein du groupe Laser, filiale de services du groupe Galerie Lafayette, qui utilise les blogs pour animer le débat au sein de ses équipes de consultants en marketing. Côté Wiki, les chantiers sont beaucoup plus rares pour l'instant. Seuls quelques grands groupes exploitent ce mécanisme de publication partagé : Disney, Motorola et Nokia notamment. L'outil semble notamment assez intéressant pour gérer les brainstorming (dans le domaine marketing également) ou encore les tâches de rédaction collective. En France, on note quelques sociétés utilisatrices, plutôt pour des projets de conception technique.

L'expérience la plus aboutie de ces nouvelles pratiques n'est autre que le réseau social d'entreprise. Plusieurs projets ont été lancés dans ce domaine par de grands groupes français. C'est le cas chez Orange et Simply Market (groupe Auchan) et
 Bouygues Telecom.